30 Nov 2009
Desde hace unos años están de moda las redes sociales Twitter, facebook, Tuenti.... etc etc. Buscando la manera de agregar/compartir los resultados generados por el programa de repositorios digitales Greenstone en Facebook y en otro tipo de redes sociales, he pensado en añadir el siguiente código al formato Documenttext del GLI (resultado individual):

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11 Nov 2009
Para decidir qué software se va a utilizar, es necesario evaluar cada uno de los propuestos, empleando indicadores que permitan posicionar uno con respecto a otro, para conocer si se adaptan a nuestras necesidades. Los factores que se pueden considerar para determinar la idoneidad del programa, son los siguientes:

1 Coste de las soluciones con respecto a las funciones y utilidades que oferta. Se debe estudiar los gastos que va a generar el software o plataforma que elijamos para desarrollar el sistema de gestión de documentos y archivo. Teniendo en cuenta sus posibilidades, y buscando el equilibrio entre los requisitos que se han definido, y sus costes de implantación. No hay que tener en cuenta las posibilidades de los programas, sino nuestras necesidades.

2 Escalabilidad de la plataforma. Ha de permitir implementar nuevas funciones si las necesidades lo exigieran. Un software no puede ser algo rígido, debe de estar abierto a actualizaciones, cambios, o nuevas utilidades.

3 Interrelación con escaners, impresoras, programas ofimáticos, y de creación de documentos, utilizados por la organización. La aplicación elegida no puede ser independiente con respecto al conjunto de aplicaciones, y al hardware, utilizado diariamente por la organización. Tampoco puede obligar a cambiar los programas informáticos de la institución, o a la compra de nuevas impresoras o escaners, para adaptarse a este software.

4 Cobertura a los formatos más comunes de ficheros electrónicos. Formatos como PDF, PDF/A, TIFF, JPG, DOC, u ODT han de poder integrarse en el sistema de archivo sin ninguna dificultad.

6 Oct 2009

Utilizar uno o varios programas informáticos de gestión documental o de archivo no supone garantizar el correcto funcionamiento del conjunto del sistema. El software va a ser una pieza clave, pero no es ninguna panacea. Se puede disponer de los mejores desarrolladores, o programas informáticos, y no ser usados de una manera correcta, o lo que es peor, no ser utilizados por nadie. Por tanto, antes de implantar el modelo de gestión, es necesario crear la cultura organizacional adecuada para lograr el éxito.

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