11 Jun 2013

Document managementPara Maish Nichani, un experto en diseño de interfaces de usuario y autor de "Organizing digital information for others", los 10 principios en los que se debe basar la Gestión Documental para usuarios de intranets son:

 

  1. El contenido web: La información que no sea adecuada para documentos (doc/odt/pdf) como por ejemplo listas de usuarios o directorios temáticos, debe ser ofrecida en el propio entorno web de la compañía. Así se evita abrir aplicaciones "extras" para consultar este tipo de datos tan utilizados.
  2. Normalización de nombres de ficheros y carpetas: por razones evidentes de control y no menos importante para familiarizar al usuario con el entorno. 
  3. Control de versiones de los documentos. Un único documento puede tener múltiples versiones, pero cada versión no puede generar diferentes documentos.
  4. Acceso y posibilidades de consulta. Control de perfiles de usuario.

     

16 Mayo 2013

La digitalización, publicación en Internet y preservación del patrimonio cultural que están desarrollando muchas instituciones de memoria (archivos, bibliotecas, museos,...) es tan necesaria como irreversible. También es necesario adoptar políticas de preservación para los documentos generados por la administración electrónica, o los datos y experimentos que se generan de forma continua en centros de investigación de distinta temática.
Hace falta prever la obsolescencia tecnológica, crear repositorios institucionales y desarrollar políticas activas de preservación que incluyan la normalización de formatos, procedimientos, soportes y metadatos. El objetivo del curso es analizar toda esta problemática y explicar el estado de la cuestión, los riesgos y las alternativas. Jaca (Huesca) 22-24 de julio de 2013  (Más información e inscripciones)

 

 

5 Mayo 2013

flujograma jboss jbpm gestión documental

Un flujo de trabajo (workflow) es un conjunto de secuencias relacionadas por pasos o actividades estructuradas, que reflejan la forma de desarrollar un proceso y el cauce a seguir para lograr un objetivo.

Los flujos de trabajo aplicados a la Gestión Documental ofrecen la actividad, la acción, los participantes y el orden temporal del ciclo de los documentos: desde que un documento se crea, se tramita, hasta que se conserva o se destruye. Esta información no sólo permite gestionar correctamente la documentación, también resulta muy interesante para conocer el funcionamiento de la organización y comprobar el desempeño de funciones por los diversos recursos de la entidad, teniendo un control objetivo en cualquier área.

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