29 Dic 2013

Deja de quejarte ya! (o consejos para transformar las políticas de gestión documental)

Por Julian Moyano

"¡Deja de quejarte ya!" no es un título propio, proviene del blog "Are you kidding me?" un recurso sobre gestión de la información y los documentos en empresas y organizaciones. El blog está escrito por el especialista en documentación legal, electrónica y ciclos de vida de la información en organizaciones públicas y privadas, Randolph A. Kahn.

Los posts de R.A Kahn pueden ser bastante mordaces si recurre a Bob. ¿Y quién es Bob? Bob es todo lo contrario al álter ego del autor, un personaje ficticio que trabajaba como responsable de la documentación en una empresa, un Records Manager. Trabajaba, puesto que Bob (y su figura profesional) murió en marzo de este año haciendo su trabajo. Con su "muerte" se desató un intenso debate en los comentarios del post donde falleció.   

Pero Kahn resucitó al personaje Bob en  "Deja de quejarte ya" (Stop Whining Already) para "molestarle" y darle algunos consejos.  A continuación se presentan resumidamente las siete ideas dirigidas a Bob para transformar su carrera profesional:

  1. Simplifica: Redefine todas las políticas y normas de ciclos de vida y retención de documentos para que puedan ser desarrolladas y aplicadas con tecnología.
  2. Traslada: La política de gestión de documentos tiene que formar parte del area o departamento de Informática/Tecnología (IT Department). Área que dispone de dinero, controlan toda la información y además necesitamos continuamente de su ayuda.
  3. Vende: Cambia tu programa hacia una Gobernanza de Información, y vende lo que haces, consigue apoyo, y ve ganando presupuestos para tus valiosas iniciativas. Somos un negocio, no indigentes.
  4. Céntrate en el negocio:  Piensa a lo grande, en el valor de tu trabajo para la organización y en las preocupaciones de los directivos. Si tu Gobernanza de Información ahorró millones de dólares e hizo a la organización sensiblemente más productiva, los directivos podrían tomar nota. Forma un equipo, consigue compras y eleva la gestión de la documentación a un lugar significativo.
  5. Educa: Nuestro mundo no necesita viejas herramientas, necesita gente inteligente con conocimiento en tecnología que hagan que las cosas se conozcan.
  6. Plan de negocio: La manera de obtener el presupuesto adecuado es desarrollar un Plan que ataque un problema. El Plan ofrecerá los costes, tiempo de ejecución, recursos necesarios y cuáles van a ser los beneficios económicos. Si un proyecto cuesta mucho y no proporciona beneficios económicos calculables no obtendrá financiación y si el valor es escaso para la organización a nadie le importará.
  7. Y deja de quejarte Bob, a nadie le gusta estar con víctimas. Empieza a verte como un valor para la empresa. Piense en dinero, no en cajas.

Algunos trabajos y posts de Kahn han sido utilizados por proveedores de software de Sistemas de Gestión Documental como Alfresco.

Para saber más sobre la visión de negocio de este profesional: Delve.

Fotografía de Flickr de Emiliano Loungerie