29 Ene 2017

De Sistemas de documentos a Sistemas de entendimiento, los tiempos siguen cambiando

Por Julian Moyano

En el 2008 se decía que un documento electrónico era como un castillo, podías encontrarlo con tu sistema de gestión documental, pero su contenido era inaccesible a no ser que tuvieras la aplicación necesaria, por ejemplo un visor de PDF.  En esa  misma cita se comparaba el documento con los datos, diciendo que éstos al contrario que el documento, son como el mar, el contenido conecta, fluye y se relaciona con todo, y cualquier usuario en contacto con los datos, se moja.  Esta metáfora de hace unos años no ha cambiado demasiado, pero sí todas las posibilidades de servicios, uso, gestión y relación entre documentos y datos. 

El rápido cambio que se está produciendo constantemente en el tratamiento de datos y documentos requiere hacer balance para conocer en qué punto estamos y hacia dónde se está moviendo la gestión de la información. Y en este sentido, John Mancini, presidente de aiim hace balance del 2016 para preparar uno de los congresos más importantes del sector, AIIM´17, con el post Systems of Record, Engagement and...(Hint: It's ultimately bigger than content services). En ese texto presenta una tabla que recoge de manera esquemática los cambios producidos desde finales del siglo XX y las futuras perspectivas, a continuación un resumen de la misma: 

 

Sistemas de documentos 

1987-2007

Sistemas de compromiso (engagement)

2007-2017

Sistemas de entendimiento

2017-

Tecnología

Imaging, captura, ERM, ECM, BPM

Nube, móvil, SharePoint,sincronización y compartición de ficheros, SaaS

Hadoop, noSQL, analytics, cognitive computing, business intelligence, tecnología semántica

Objetivo

Automatizar flujos

Gestionar interacción

Extraer conclusiones

Información gestionada

Documentos e imágenes

Contenido de todo tipo

Datos, con contenidos como subconjunto

Personas

Un número limitado de especialistas

Trabajadores del conocimiento

Profesionales de la información

Rol de las tecnologías de Información IT

Desarrollar y desplegar

Configurar e iterar

Conectar e interpretar

Gobernanza

Gestión documental, manual

Gobernanza de la información, semi automatizada

Gestión de riesgos, automatizada

Clientes

Departamentos de grandes compañías

Expansión en mercados medianos

Muchas posibilidades de soluciones

Para más información: sobre el autor John Mancini.