21 Feb 2019

Una entrevista sobre gestión de información y documentos

Por Julian Moyano

Esta es una entrevista que desde el 2014 se ha ido incorporando al "Máster Universitario Online de Documentación Digital" de la Universidad Pompeu Fabra. Entrevista que también se ha ido renovando un poco, año tras año, pero que en este curso 2018/19 he decidido no participar. Agradeciendo a todo el equipo del Master, en recuerdo y con especial agradecimiento de Mari Carmen Marcos por haber contado conmigo aquel 2014. También y cómo no, a Cristòfol Rovira por haber renovado año tras año la asignatura, y haberme llamado. Y también, a los pacientes alumnos que valoraron positivamente el contenido, y posterior debate (el año pasado 9.7/10 ¡!).

Este contenido no son convicciones ni teorías absolutas en este mundo tan digitalmente cambiante, tan solo algunas ideas y reflexiones. Este año, no: tampoco hubiera hecho mención alguna al blockchain.... pero sí, seguramente a Solid .

 

1) Hola Julián, bienvenido. Algunas organizaciones cuando se plantean mejorar su gestión documental piensan primero en qué herramienta que les pueda solucionar el problema ¿crees que este enfoque sería el adecuado? ¿Cuales serian las fases básicas para poner en marcha un sistema de gestión documental (SGD) en una empresa u organización?

Creo que este enfoque no es el adecuado. En primer lugar, elegir un software de gestión documental es una de las últimas tareas antes de embarcarse en un proyecto de mejora de la gestión de documentos de la organización, de administración electrónica o para la automatización de procesos  en la organización. De la misma manera que elegir un sistema operativo Windows, Linux, o Mac no va a solucionar nuestro trabajo diario y su elección tiene que depender de las necesidades. Al elegir una herramienta o software de gestión documental ocurre exactamente lo mismo. Cambiar la manera de trabajar y gestionar la información de la empresa u organización no puede venir exclusivamente por la adquisición de un nuevo software.

Las aplicaciones informáticas son fundamentales, pero su elección es un paso más en el desarrollo de un sistema de gestión documental. Esas plataformas van a respaldar los criterios y objetivos fijados, adaptándose a éstos y no al contrario, el software es el instrumento, y en ningún caso, el objetivo de la gestión documental.

Para determinar cuándo elegir y cómo seleccionar el software y herramientas, lo primero que hay que planificar son las fases para poner en marcha un sistema de gestión documental. Existen normas internacionales ISO, consejos de expertos, trabajos científicos, abundante literatura y normativa que trata  cómo desarrollar la implantación de un SGD.

Por hacer un resumen se puede indicar que las fases para su puesta en marcha son:

  • Análisis: conocer la realidad de la organización y dibujar un mapa de su situación. Así se entenderá cómo trabaja y cómo gestiona su documentación e información (Procesos, competencias, responsabilidad y actividades que desarrolla la organización, programas de software corporativos y departamentales, formatos, unidades de almacenamiento,  problemas y dificultades planteados por los usuarios...).
  • Estudio de requisitos: con el análisis podremos saber cuáles son los problemas para plantear soluciones, fijando una serie de necesidades que mejoren y faciliten la gestión de documentos e información. (Problemas a corregir, condiciones que se deben de cumplir para el éxito del proyecto, simplificar tareas, una guía de buenas prácticas que determinen y ejecuten los cambios...etc)
  • Adaptar los requisitos fijados a los sistemas de información y a la realidad de la organización: con las propuestas, condiciones y requisitos determinados en el apartado anterior se deberá implementar nuevo software, si es necesario, o corregir los problemas en las plataformas tecnológicas existentes en la organización relacionadas con la gestión de documentos.
  • Formación de usuarios: de poco sirve desarrollar un sistema de gestión documental si sus protagonistas, los usuarios, siguen con la dinámica, trabajos rutinarios y perspectivas que tenían anteriormente. La formación implica dar a conocer la potencialidad que les brinda un correcto servicio de gestión documental y acceso a la información. Formar persigue lograr el cambio en la organización y en segundo plano, la formación deberá explicar las plataformas y utilidades que lo van a hacer posible. Pero en ningún caso se debe confundir la formación de usuarios con la explicación del funcionamiento de un software concreto, es mucho más que eso.
  • Mejora continua: revisión y corrección de solicitudes, fallos o problemas técnicos identificados o planteados por los usuarios tras su puesta en marcha.

Aunque estas cinco fases pueden parecer complejas y aparentar  que se van a alargar en el tiempo (y así puede ser...) hay que incidir que la realidad y la demanda de las instituciones y empresas es muy exigente y rápida. Y no se debe alargar cada apartado más de la cuenta puesto que puede ponerse en riesgo la puesta en marcha y el éxito del proyecto de gestión documental y de información.

2) Últimamente la tendencia es tener lo servicios en la nube (cloud computing) ¿Crees que la gestión de los documentos y la información corporativa en la nube tiene más ventajas o más inconvenientes? ¿Qué características deberían tener lo servicios en la nube para la gestión documental?

La nube ya es una realidad, y de su uso o no, puede depender la eficiencia, competitividad y el éxito de la organización. Ahora bien, decir si tiene más ventajas o inconvenientes no es una respuesta sencilla. Aunque aparentemente puede tener muchas más ventajas (acceso desde cualquier lugar y dispositivo, uso, teletrabajo...) no se pueden descuidar aspectos como la seguridad y las garantías sobre la confidencialidad de los documentos e información albergada en esa nube, de ello puede depender la viabilidad de la organización.

Y no es lo mismo disponer y confiar en un servicio de una gran compañía de internet (Google, Amazon...) donde es difícil saber la localización y condiciones de los servidores que albergan nuestros documentos e información corporativa, la respuesta de estas grandes compañías ante posibles pérdidas de información o los problemas derivados de acceso no autorizado por terceros...  que disponer de servidores localizados en nuestro país (regidos claramente por la legislación comunitaria, estatal, autonómica) que ofrezcan a los trabajadores de la organización servicio en la nube, respaldados por garantías, cuyos responsables conocemos y con los que se ha formalizado un contrato con ciertas cláusulas adaptadas a la realidad de la organización.

Recordemos que hace dos años el protocolo por el que se regían las grandes compañías para aportar servicios a los países miembros de la UE, el conocido como Safe Harbor, fue declarado ilegal por el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (Sentencia C-362/14) debido, entre otras cuestiones, a la indefensión o el descontrol de los datos que podían ser tratados y cedidos a terceros sin el más mínimo consentimiento del usuario. Sentencia que además de los aspectos jurídicos que implicó y obligó a mejorar las condiciones de esos datos fue algo más que un aviso para los usuarios, ciudadanos y empresas.   Y así se ha demostrado, más de una empresa puede disponer de chats y servicios de atención al usuario asentados en una conocida red social, red social utilizada para mucho más que informar y comunicar puntualmente, y nos hemos enterado tras la denuncia pública de un analista del uso incontrolado y desconocido de los datos recogidos.  

Volviendo al tema que nos ocupa, por citar algunas de las características más importantes que debería tener un servicio en la nube de gestión documental, se mencionan algunas funciones que van más allá de utilidades concretas:

- Cumplir la normativa estatal y europea en materia de seguridad, acceso, o protección de datos es la garantía jurídica del servicio (nuevo marco RGPD) para nosotros y para nuestros usuarios.

- Hacer posible el teletrabajo, es uno de los grandes objetivos en las administraciones y organizaciones para los próximos años. Se siguen dando pasos muy importantes, este máster por ejemplo, no sería posible sin esas posibilidades .

- Tener en cuenta y permitir la normalización de procesos, uso de firmas electrónicas o esquemas de metadatos concretos adaptados a estos servicios.

- Permitir la integración con aplicaciones y sistemas de la organización como intranets, webs corporativas y otras redes de comunicaciones, permitiendo una única identificación del usuario, para el acceso a múltiples servicios.

- Estar respaldado por sistemas de clasificación documental (cuadros funcionales), tablas de valoración, mapas de procesos u otras herramientas de gestión de la documentación e información corporativa.

Señalar algo más sobre seguridad, en muchas ocasiones al desarrollar un nuevo servicio de información se priman más otros puntos que la propia seguridad. Por ejemplo, el diseño, usabilidad, o la accesibilidad y además es probable que todos los riesgos relativos a la seguridad aparezcan recogidos expresamente en las condiciones de uso de muchos servicios, condiciones que aceptamos sin prestar mucha atención en cualquier sistema, software o servicio digital. Por tanto una de las claves es conocer los riesgos a los que estamos sometidos, para así intentar auditar o evaluar periódicamente qué información se puede compartir o tener en servicios de este tipo. La seguridad en un mundo hiperconectado puede que sea lo más difícil de garantizar.

3) ¿Nos podrías diferenciar cuales son los procesos de gestión documental y los procesos de archivo? ¿Cómo se pueden relacionar ambos procesos de forma adecuada?

Buscar diferencias y distinciones entre ambos procesos es complejo puesto que están estrechamente vinculados en fases y por orden cronológico, aunque sí que existen claras diferencias en los procesos de descripción de los documentos en un sistema de gestión documental y en uno de archivo, y también determinadas tareas tienen matices distintos. Si partimos de un sistema de gestión documental orientado a documentos electrónicos que ofrece procesos como la captura, el registro, la clasificación, descripción, conservación o la eliminación. Estos procesos en un sistema de acceso archivístico (documentos de conservación permanentes) también pueden desarrollarse, pero con una serie de diferencias derivadas de:

- Las normas empleadas en la descripción: un sistema de gestión documental dispone de un esquema de metadatos que no suele estar normalizado globalmente, al estar más en relación con las necesidades particulares de la organización,  y en un sistema archivístico, sí. Puede utilizar metadatos basados en normas internacionales como Norma Española de Descripción Archivística (NEDA), ISAD (G) o ISAAR (CPF)  entre las más conocidas en la actualidad.

- Los formatos de los documentos: En un sistema de gestión documental, pueden admitirse una amplia variedad de formatos de documentos (doc, ppt, pdf, svg, gif...). Un sistema de archivo debe tener en cuenta aspectos de conservación, preservación y sus formatos para estos fines (pdf/a, odt, jpeg...).

- Las herramientas de control, clasificación e identificación pueden ser diferentes para la misma documentación. Business classification scheme en un sistema de gestión documental o cuadro de clasificación funcional e incluso orgánico en un sistema archivístico, por ejemplo.

- Los procesos de captura, registro, clasificación y descripción suelen hacerse en momentos distintos: en un sistema de gestión documental, suele coincidir en el tiempo con la creación del documento, y en un sistema de acceso archivístico suele ser más tardío.

- Los programas utilizados en estos sistemas también pueden ser diferentes puesto que las funciones y utilidades no son las mismas: control de versiones del documento, acceso, difusión, eliminación de recursos, preservación... etc.

Ambos procesos se pueden relacionar con una correcta planificación y previsión, en definitiva, con el control del ciclo de vida de la información y los documentos. Y así conocer cuándo y cómo se deben desarrollar las tareas que conciernen a los sistemas de gestión documental y al archivo ¿cuándo migrar? ¿cómo migrar? ¿qué migrar y eliminar? ¿qué elementos de descripción e identificación (metadatos) se van a utilizar y reutilizar en los diferentes sistemas?, aspectos sobre el uso, búsquedas, acceso… etc. Todos estos puntos deberán estar recogidos en unas directrices que prevean y fundamenten los trabajos a desarrollar para relacionar las tareas de ambos procesos.

4) Nos gustaría que nos explicaras tu visión general sobre las herramientas para la gestión documental para las organizaciones. En uno de tus documentos hablas de dos tipos generales:  ECM Enterprise Content Management y DMS Document Management System, en otro hablas de los sistemas de gestión documental en relación a los sistemas de acceso archivístico ¿Cuál sería la clasificación general de las herramientas para la gestión documental y el archivo? ¿Nos puedes recomendar algún producto concreto de cada tipo?

La gestión documental en estos últimos años ha tenido una explosión de software destinado a tal fin, incluso se han anunciado productos autodenominados "definitivos", una burbuja muy particular. Ahora lejos de frenar las soluciones y plataformas parece que se ha estabilizado la demanda de este tipo de programas. Los archivos y documentos llevan siglos intentando ser organizados de manera ágil para su uso y control. Ahora con el uso de la tecnología ¿va a ser posible? Hay que partir de que no existe "varita mágica" ni software “milagroso”, y tampoco hay que dar mucha importancia a esas plataformas autodenominadas "definitivas".  Las diversas plataformas tienen que basarse en trabajos previos de análisis que respalden los documentos y afiancen su gestión, ante los usuarios y en los servicios o áreas de la organización.

Una aproximación a los diferentes programas destinados a desarrollar sistemas de gestión de documentos e información (todos ellos pueden estar relacionados y ser compatibles entre sí) podría ser:

- CMS: Content Management System, Sistemas de Gestión de Contenidos, destinados a organizar la información ofrecida a través de lenguaje web en internet o en una intranet corporativa. Algunas organizaciones utilizan CMS como repositorios documentales,  elección que no es muy aconsejable, puesto que son herramientas bastante limitadas para controlar los documentos que se han "subido" a estas plataformas. Algunas herramientas: https://www.drupal.org/ , https://es.wordpress.org/ ,   o http://www.joomla.org/ .

- DMS: Document Management System, Sistemas de Gestión de Documentos. Programas destinados al control de los documentos producidos y reunidos en una organización, independientemente del soporte (papel o electrónico), formatos, y versiones, durante todo su ciclo de vida. Desde su captura o creación, hasta su destrucción o conservación.  Algunas aplicaciones: http://openkm.com/ ,  http://maarch.com/  o http://www.logicaldoc.com .

- ECM: Enterprise Content Management. Gestión de Contenidos Empresariales. Conjunto de sistemas y tecnologías utilizadas para capturar, gestionar, y ofrecer todo tipo de información y documentos producidos y reunidos en la organización. Los ECM están estrechamente relacionados con los CMS junto con plataformas DMS, pero van mucho más allá al permitir gestionar de manera integral la totalidad de información que se genera en la organización. Un ECM podría desarrollar un sistema de gestión documental, integrar los flujos de trabajo de la organización, crear la intranet corporativa e incluso su web, todo ello con una única herramienta. www.alfresco.com,  www.nuxeo.com , Microsoft Sharepoint, u Openprodoc  https://code.google.com/p/openprodoc/ 

- RMS: Records Management System. No existe una traducción literal del concepto record. Los RMS suelen relacionarse con los DMS y se identifican como un complemento más de éstos, destinados a gestionar aquella documentación que por sus características y tras una valoración se decide conservar permanentemente como activo para la organización (como prueba, valor legal, informativo....).  Los RMS suelen tener funcionalidades destinadas a la conservación permanente de estos documentos, migración a otros formatos, seguridad en el acceso... etc. Suelen existir módulos que complementan a algunos de los programas mencionados.

- Sistemas de Acceso Archivístico (SAA) o Sistema de Información Archivística: Es un sistema destinado a proporcionar a los usuarios información sobre las entidades de una o varias instituciones archivísticas. Estas entidades archivísticas son documentos, niveles de fondos documentales,  productores, funciones.... y otros entes. El SAA permite navegar, buscar y recuperar la información deseada a través de la web, y suelen utilizar las normas internacionales y nacionales de descripción archivística (ISAD G, ISAAR CPF, NEDA, ISDIAH, o ISDF) y sus formatos de codificación (EAD o EAC).  https://www.ica-atom.orghttp://www.archivesspace.org/  o http://www.xdams.org/  . Y a día de hoy hay que tener en cuenta el cambio que empezó en 2017 con el previsto desarrollo de la norma RiC (Records in Context) y su correspondiente ontología que pueden evolucionar estas plataformas de archivos. El modelo RiC plantea una nueva forma de estructurar las descripciones documentales  y lo que es muy importante, por primera vez en los archivos se pretende ofrecer servicios de explotación basado en estándares de web semántica. Todavía es pronto para hablar de plataformas, pero se puede tomar como ejemplo que en el mundo de la numismática ya crearon hace unos años un prototipo de plataforma con estos objetivos: no solo describir, también explotar.

Además de todo esto, también hay que tener en cuenta que se están evolucionado los servicios conocidos hacia portales de transparencia y de datos abiertos o de reutilización de la información. Que suelen estar muy relacionados con las herramientas mencionadas, pero además tienen otras particularidades:

 - Portales de transparencia: Estos portales ofrecen recursos y servicios de información destinados a mostrar el funcionamiento, actividad y acción de la organización, orientados a la rendición de cuentas y a su consulta por parte de ciudadanos y usuarios. Suelen diferenciarse de la web corporativa o sede electrónica aunque también pueden estar integrados en las mismas.
Estos servicios cuentan con sistemas de gestión de contenidos CMS, APIS e infraestructuras de interoperabilidad, recolectoras de documentos y datos provenientes de otros sistemas de gestión documental DMS, empresarial ECM e incluso de otros gestores de contenido CMS.
- Portal de Datos Abiertos y servicios de reutilización de información del sector público (RISP): Servicios destinados a la reutilización de conjuntos de datos y documentos con fines comerciales o no y siempre que no se trate de una actividad administrativa. El objeto principal son "lotes" de datos y documentos, primando el conjunto y su formato, sobre unidades concretas.  Los datos puestos a disposición por estas plataformas han de estar estructurados en formatos concretos y abiertos, aptos para su utilización por usuarios y aplicaciones sin necesidad de requerir un tratamiento previo. Las licencias y condiciones de uso también son abiertas, para favorecer su reutilización. 
Estos servicios requieren de gestores de contenido CMS y servidores de bases de datos con funciones específicas para la utilización y explotación de datos, lotes y catálogos según se trate de portales de datos abiertos o portales de datos abiertos enlazados.
Las aplicaciones para la distribución, uso y control de lotes de datos están relacionados con infraestructuras como Comprehensive Knowledge Archive Network (CKAN). Además pueden contar también con plataformas como Datahub (datos) o GitHUb (APIS) que implica ofrecer los datos y los códigos de aplicaciones para que éstos puedan ser utilizados y explotados por cualquier usuario o desarrollador.  

Después de esta categorización y etiquetado general de estas herramientas, sistemas y plataformas, no me puedo olvidar de indicar que todo es muy cambiante, y estas herramientas no suelen ser “estancas” y más bien se relacionan entre sí, y pocas organizaciones disponen de una sola herramienta o sistema para gestionar sus datos e información por tamaño de trabajadores, capacidad de almacenamiento procesado, y como no, por seguridad…. es lo que se conoce como mundo híbrido de la gestión de la información donde las herramientas tienen que estar muy conectadas, mediante servicios dependientes y lo que importa es tener claro el ciclo de vida de los datos y documentos.

5) ¿Qué función puede cumplir la web semántica en la gestión documental y los archivos? ¿Puedes mencionar algunos casos concretos de éxito?

La web semántica consiste en normalizar datos y sus lenguajes de distribución para posibilitar su explotación. El entorno de la gestión documental y los archivos es un campo muy interesante para desarrollar la tecnología semántica puesto que los documentos no son objetos aislados al estar siempre relacionados con actividades concretas, personas, instituciones u organizaciones productoras o protagonistas de los documentos. Es decir, un documento exige un contexto que lo posicione en un entorno, por ejemplo en un periodo histórico, en los documentos de archivo, o bien con otras actividades de la organización, en la documentación administrativa generada en el día a día.

Ésta es su potencialidad principal: la posibilidad de ofrecer información útil al usuario sobre los documentos que tiene en pantalla, para así conocer mejor ese contexto de producción/gestión/uso y poder localizar/usar otros documentos o procesos, que guardan relación con los mismos.

En el entorno de las empresas y la gestión documental se sigue estudiando y analizando posibilidades. Actualmente se empieza hablar de Enterprise Linked Data, aunque no es un término demasiado generalizado, implica la manera de desarrollar infraestructuras semánticas con la filosofía de datos enlazados dentro de las organizaciones.

Y también recientemente ha surgido otro nuevo concepto que pretende aplicar la tecnología semántica a los sistemas CMS, DMS o ECM que se han mencionado anteriormente. Se trata de las plataformas semánticas de publicación, una traducción libre de Semantic Publishing Platform. Herramienta que favorece la manera de gestionar, clasificar y publicar la información (contenidos y documentos) al recoger, tratar y explotar el conocimiento implícito y explícito gracias a las relaciones que se establecen a través del análisis semántico, aportando a los profesionales más competencias y a los usuarios más posibilidades de uso (búsqueda, descubrimiento de nueva información, enriquecimiento de datos… etc).

La web semántica es un no tan nuevo marco lleno de posibilidades y de su éxito en su implantación o rechazo va a depender de los objetivos que quiera conseguir la organización, y de la línea que quiera seguir en su modelo corporativo: seguir utilizando la tecnología "tradicional" o las nuevas posibilidades. Enterprise Linked Data es el paradigma del Linked Open Data pero a nivel institucional, hacia "dentro" de la organización o a nivel interno ¿se conseguirá o tendrá aceptación? Pues la verdad que a día de hoy no está teniendo mucha acogida ni el término Enterprise Linked Data ni su puesta en producción real.

Herramientas como http://www.poolparty.biz/  están intentando ofrecer productos que mejoren las relaciones y conexiones de la información contenida en los documentos y en otros recursos de la organización. Sin olvidar que algunas de las herramientas mencionadas (ECM y DMS) están desarrollando capacidades semánticas en sus infraestructuras que permitan mejorar las búsquedas y la experiencia del usuario en la gestión de la información.

Un ejemplo puede ser la infraestructura desarrollada en  la ciudad canadiense de Winnipeg donde los datos recogidos en el censo municipal, estadísticas, encuestas, informes de polución... etc se han ofrecido a través de datos enlazados para dar a conocer al ciudadano información como nunca antes había sido posible, al relacionar todo tipo de fuentes de datos y documentos de manera automática http://www.mypeg.ca/  . O un caso mucho más cercano el interesante proyecto del Ayuntamiento de Zaragoza http://idezar.zaragoza.es/callejero/ donde la información de la ubicación de una calle se enriquece con información provenientes de otras fuentes (se puede comprobar al buscar Joaquín Costa en el callejero).

En instituciones archivísticas encargadas de la difusión de sus documentos, se están dando a conocer proyectos como por ejemplo:

6) ¿Qué papel juegan las disciplinas de la Documentación y de la Archivística en este contexto?

La Archivística y la Documentación desde sus orígenes como ciencias han perseguido la categorización, identificación y control de los documentos, en el caso de los archivos, y la información, en el caso de los servicios de documentación, para su posterior uso.  Recientemente se han publicado las pruebas de “estrés” en un ECM. El sistema fue sometido a la gestión de 1 billón de documentos electrónicos con diferentes esquemas de metadatos ¡1 billón de recursos con sus correspondientes descripciones!. La tecnología funcionó perfectamente. Por tanto ante la inexistencia de límites tecnológicos, o casi  ¿cuál va a ser el papel de la Documentación y Archivística?

Pues mejorar el trabajo diario con los documentos e información, definiendo y evaluando continuamente sus procesos de gestión en relación con su uso, creación, captura, identificación, descripción, clasificación, valoración, y eliminación, para conseguir un sistema más eficiente que pueda adaptarse de manera ordenada a nuevas exigencias tanto en la organización, por parte de los usuarios, o ante nuevos desarrollos  tecnológicos.

7) ¿Y qué crees que va a aportar el perfil profesional relacionado con la gestión documental en este nuevo marco de transparencia, reutilización de la información del sector público o incluso el Big Data?

Puede que suene fácil decir que el perfil va a aportar mucho, que es muy importante, con mucho futuro, lleno de oportunidades… frases o expresiones que empiezan a cansar. Pero objetivamente hay que tener en cuenta que el cambio que se está llevando a cabo en esta  carrera por la transparencia, reutilización o por estar a la vanguardia de esta otra nueva y complejo término como el Big Data, no puede consistir exclusivamente en presentar nuevos portales aislados con funcionalidades variadas de búsqueda o descargas de datos e información. Las nuevas posibilidades requieren más que nunca la identificación e integración de datos y documentos desde el mismo momento de su creación mediante una estrategia correcta, respaldada por directrices internas que hagan viable su puesta en marcha y sean efectivas en el tiempo. Ahí es donde está nuestro papel, en impulsar y coordinar servicios efectivos de tratamiento de la documentación e información desde el mismo momento de su creación. Tarea que no puede ser de otra forma que mediante el desarrollo de sistemas de gestión adecuados que abarquen el ciclo de vida de la información y los documentos desde que se crean hasta que se conservan o se destruyen, pasando por la publicación y puesta a disposición de terceros (intranets, portales webs, portales de transparencia, portales de datos abiertos....etc). Y me parece oportuno citar el lema de una empresa dedicada a la gestión de documentos e información “no se puede controlar, lo que no se puede clasificar”. El profesional tiene que tener muy claro los servicios que quiere conseguir y a partir de ahí planificar la estrategia. En ningún caso va a tratarse solamente de elegir o trabajar sobre herramientas o software, eso no va a garantizar servicios adecuados, estables y viables. “Olvidémonos” de ser expertos en una herramienta, seamos expertos en servicios, las herramientas cambian diariamente. La estrategia y planificación es la clave para saber qué es lo que vamos a hacer y qué es lo que queremos conseguir, partiendo del control de la información desde el origen o inicio de su cicla de vida, es decir desde el mismo momento de su producción o creación. El control e identificación de los recursos (información, contenido, datos, documentos...) hará posible desplegar servicios de gestión documental, portales de transparencia, desarrollo de "la nube" o las más innovadoras herramientas relacionadas con la web semántica.
Nuestro perfil profesional puede tener un gran trabajo por delante y no debemos esperar a que las organizaciones se encuentren con problemas ante la incapacidad de gestionar su información digital, por cantidad, incremento o diversidad, nos tenemos que adelantar con ideas, propuestas, proyectos y soluciones. Y también como profesionales nos tenemos que integrar desde la definición de procesos y en el análisis de estrategias de gestión de la información en nuestras organizaciones, es la clave para que los servicios de información funcionen y la gestión documental sea efectiva. De lo contrario estaremos siempre ir persiguiendo a los documentos y usuarios, organizando los datos desorganizado, y limpiando contenido, que ya está ensuciado... No es fácil participar desde el inicio en planificar estrategias, pero es lo óptimo y a eso tenemos que optar.

También hablar y cómo no que la situación económica actual es un factor que puede repercutir en la implantación de proyectos de gestión documental y servicios digitales, pero hay que reconocer que la gestión de la información es un factor de competitividad, seguridad, y eficiencia, y es ahí donde nos tenemos que centrar: La gestión documental ahorra costes, es una expresión que puede estar desgastada, pero si añadimos que la gestión documental permite el teletrabajo y mejora la relación empleado/empresa es un importante factor a tener en cuenta.  Insisto, no enseñemos solamente ni nos resignemos a explicar y formar en aplicaciones, ofrezcamos servicios

8) ¿Nos puedes dar alguna referencias de blogs, webs, libros... sobre los temas tratados?

Julián, muchas gracias por respondernos.

Gracias y no hay de qué, a la espera de vuestras preguntas.


 

© Texto: autor/es del documento

© Presente edición: Máster en Información Digital. UPF Barcelona School of Management

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