7 Nov 2012

Gestión documental ¿es un software la solución?

Por Julian Moyano

En estos días se está celebrando el  proceso de licitación para la implantación y soporte de la herramienta Alfresco como software para la gestión documental del Ministerio de Ministerio de JusticiaJusticia con un presupuesto de 110.000 €.
El Ministerio se ha decantado por Alfresco ECM SLA Enterprise como única herramienta que puede solucionar los problema de gestión de los documentos, elección que se justifica en un estudio de mercado elaborado por la propia administración pública*.

El objetivo del contrato consiste en instalar la herramienta Alfresco en los servidores del Ministerio por un reconocido partner. El partner deberá poner en marcha el gestor documental en el plazo de un mes  y dar una suscripción de soporte durante dos años. En las prescripciones técnicas gran parte de sus apartados giran entorno al software y hardware: requisitos, acuerdos, soportes, servicios técnicos, mantenimiento...  puntos fundamentales para la correcta implantación y funcionamiento del programa, pero no los únicos si se busca gestionar los documentos a medio/largo plazo de manera eficiente.

La palabra “archivo” no aparece en ese pliego de condiciones, las citas a normas de calidad sobre gestión documental tampoco, al igual que tampoco se fija la coordinación del partner con los profesionales encargados de la documentación, y menos aún se tratan asuntos sobre la interoperabilidad del software ante otros programas/hardware existentes en el ministerio, o ya puestos, no se menciona la interoperabilidad con otras administraciones.  

Debían haberse añadido algunos de estos puntos en el pliego de condiciones puesto que un proyecto como éste necesita de la colaboración de todos los departamentos, áreas y trabajadores implicados en la institución.  También requiere que los profesionales que mejor conocen la documentación coordinen las tareas y se impliquen en la puesta en marcha del DMS/ECM desde el inicio. Sin olvidar la necesidad de desarrollar, con anterioridad a la instalación del programa, una auditoría de información y documentación que muestre todos los procesos y carencias de la institución en estas materias. La auditoría va más allá de un exhaustivo catálogo de procedimientos y refleja detalladamente el organismo, su funcionamiento, su personal, su producción documental, trazabilidad de procesos/documentos, uso de metadatos, calendario de uso/conservación/valoración, sistemas de clasificación, o sistemas de archivo. Todo esto debe quedar redactado en un informe que se facilite en el pliego de prescripciones porque a través de este informe, el candidato licitador va a conocer a qué se enfrenta y además podrá nutrirse de toda esa cultura corporativa y documental que le servirá para dar un correcto servicio con la herramienta, en este caso Alfresco.

Desconozco si el Ministerio ha auditado todos sus procesos y si el Archivo está involucrado en la implantación de Alfresco, ójala que sea así. Si no, la instalación del programa es muy probable que sea un éxito, pero la gestión documental eficiente quedará diluida por las innumerables funciones de este software, por la eterna formación del personal y por las constantes versiones y cambios que se anunciarán como hitos de la innovación administrativa. El problema que se quería solucionar seguirá ahí, sin irse a ninguna parte, como ya ha ocurrido en otras administraciones con la llegada del definitivo software de gestión documental.

* "El Ministerio ha realizado un estudio de mercado de las herramientas de gestión documental que pudieran satisfacer las necesidades del departamento, en base a criterios tales como precio, funcionalidad, soporte, etc. Ese estudio ha concluido que la herramienta que mejor satisface las necesidades expuestas es la herramienta Alfresco" del PPT (¡!)