8 Jul 2013

La descripción de unidades documentales en los Sistemas de Archivos y en los Sistemas de Gestión Documental

Por Julian Moyano

El documhttps://pbs.twimg.com/media/BOrgwQICcAAZYW4.png:largeento desde siempre se ha relacionado con información descriptiva que ha hecho posible su identificación, localización, recuperación o disponibilidad. Esa información descriptiva, además de acompañar al documento, le aporta nuevos datos que sirven para representar su contenido, determinar su utilidad y hacer posible su correcta gestión.
Los Archivos disponen de recursos y herramientas que ofrecen información descriptiva de su documentación, y es en el actual entorno electrónico donde la descripción se hace más importante puesto que va a permitir el uso de los documentos en redes de comunicación a través de infraestructuras electrónicas.

El documento en soporte papel no está asociado a ninguna información descriptiva, se debe recurrir a su propio contenido para poder conocer su naturaleza, siendo los profesionales de los Archivos los encargados de elaborar la información descriptiva que los contextualice  y permita su uso posterior.  En la administración electrónica, respaldada por Sistemas de Gestión Documental, la descripción es innata a los documentos, y desde que un documento se genera contiene información muy diversa que acompaña al documento durante toda su existencia.

Por tanto, describir en un Archivo y describir en un Sistema de Gestión Documental es un proceso muy similar pero muy distintos a la vez. Es un proceso similar con respecto a su finalidad puesto que en ambas actividades se puede afirmar que su objetivo es identificar, localizar, recuperar, o hacer disponible los documentos u otros elementos relacionados con los mismos, como ya se ha indicado. Pero también el proceso descriptivo es muy distinto puesto que en un Archivo la actividad de describir no suele acompañar en el tiempo a la propia producción de los documentos.  Todo lo contrario que en los actuales Sistemas de Gestión de Documentos donde se ofrece información descriptiva desde el mismo momento en que se genera un documento o éste se incorpora al Sistema.  
El momento en el cual se realiza la descripción no es un pequeño matiz puesto que va a determinar las normas a utilizar, los programas informáticos adecuados, los métodos a emplear, y los recursos humanos, técnicos y materiales necesarios que harán posible la creación de la información descriptiva sobre los documentos y su aprovechamiento por parte de usuarios y aplicaciones.   
Analizar algunas de estas circunstancias en las que se desarrolla el proceso descriptivo en los Archivos y en los Sistemas de Gestión Documental es uno de los objetivos del trabajo La descripción de unidades documentales en los Sistemas de Acceso Archivístico y en los Sistemas de Gestión Documental, para determinar las conclusiones necesarias que permitan relacionar los resultados de ambos procesos: Descripción Archivística y descripción en un Sistema de Gestión Documental.

Este documento es el resultado del Trabajo Fin de Grado dirigido por Dra. María Esperanza Velasco de la Peña del Grado de Información y Documentación de la Universidad de Zaragoza que se presenta el 9 de julio de 2013.