14 Feb 2013

Transformar un texto en una estructura de carpetas para nuestro gestor documental, en 7 pasos (y con windows).

Por Julian Moyano

1 Disponemos de información en un documento de texto (odt, pdf, doc..) fruto del análisis o estudio realizado sobre un tema. Por ejemplo un cuadro de clasificación orgánico, funcional, el organigrama de una administración o empresa, un tesauro, un índice de materias.... materiales que nos resultan muy familiares.  Algo parecido a:

recursos humanos cuadro de clasificación

Fuente Organigrama de la Dirección de Recursos Humanos de una empresa.

2 Transformamos ese texto en una "hoja de cálculo", que recoja toda la información y refleje la estructura o niveles mediante diferentes columnas y celdas. Si arrastramos determinadas celdas nos ahorraremos abundante trabajo : )

 

csv texto a carpeta

 

3 Guardamos el archivo obtenido en formato .csv. Indicando que su delimitador de campo sea " / " . Una vez guardado el archivo en formato .csv, cambiamos su extensión a .txt, obteniendo un fichero en texto plano.

 

csv texto separado barra /

 

 

4 Descargamos Text 2 Folders. Lo descomprimimos y ejecutamos.

 

Text2folders

 

5 Indicamos en Root Folder la ruta donde se van a generar las carpetas.

Y ahora disponemos de dos opciones:

  • Text file: Localiza el fichero txt que hemos creado y luego pulsamos Create Folders.
  • Manual: Abrimos el fichero de texto, seleccionamos su contenido y lo pegamos en el cuadro disponible. Pulsamos Create Folders.

 

text2folders

 

6 Ya se ha generado la estructura. Ahora movemos las carpetas al gestor documental a través de webdav, ftp u otro procedimiento admitido.

 

ventanas explorador windows carpetas

Y listo, tenemos disponible una nueva estructura de una mánera rápida para poder añadir documentos e información.

OpenKM webdav