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7 Jun 2015

Burroughs_adding_machine Imagen del Blog de http://radar.oreilly.com/2015/06/filing-cabinets-gaap-and-the-accountants-dilemma.html RADARLas cajas archivadoras son un modelo mental malo citaba esta semana uno de los blogs tecnológicos más influyentes al explicar las limitaciones de extrapolar la gestión tradicional de documentos en papel a la gestión de documentos y activos digitales. Nadie pone en duda esas limitaciones y sabemos que el cambio tecnológico está obligando a entender y experimentar con nuevas posibilidades que permitan ir más allá de identificar recursos, describirlos o automatizar ciertas tareas. Ahora, se debe continuar con la explotación de la información digital con un enfoque más completo y útil para sus responsables y usuarios. 

La información digital incluye descripciones en forma de metadatos que posibilitan conocer y administrar sus procesos, responsables, seguridad, acceso, historial... etc. Todos esos metadatos se ofrecen bajo sistemas de gestión documental o los más avanzados sistemas de gestión empresarial utilizando normas, estándares y esquemas concretos, lo que demuestran que nada tiene que ver el trabajo diario de estos sistemas con el modelo empleado para la gestión de "file cabinets". Pero en la actualidad se empieza a vislumbrar otras formas de obtener y gestionar metadatos. 

El tratamiento de la información está produciendo un nuevo contexto de los recursos muy diferente a los metadatos tradicionales que conocemos, se trata de obtener el "contexto del contexto". Redundancia que puede servir para explicar el potencial de la web semántica, que aunque está costando desplegarse, cada vez está más disponible para aplicaciones y usuarios.

14 Sep 2014

La nube llegó para quedarse y también a la gestión documental. La nube, en líneas generales, se entiende como un conjunto de servicios a los que se accede a través de la red, principalmente mediante el navegador web,  sin necesidad de instalar previamente aplicaciones concretas en el terminal del usuario, sobre todo en PCs. La gestión de documentos y de archivos como tarea fundamental de cualquier organización no ha quedado al margen del cloud computing, convirtiéndose en una necesidad para acceder a los activos de información desde cualquier dispositivo conectado a internet con las mismas posibilidades del lugar de trabajo tradicional.

Además, el reto del teletrabajo en empresas y administraciones públicas va a justificar el desarrollo de servicios integrales en la nube que respalden todas las actividades relacionadas con el uso, producción y gestión de documentos, con todas las posibilidades de la ubicuidad del trabajo y sin las limitaciones de herramientas como el correo electrónico.   

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"The #Cloud and pending European Data Protection regulations" http://t.c

o/wz7LJq9fSh  John Mancini (@jmancini77) 

13 Jul 2014

Presentar al usuario instrumentos de información como los cuadros de clasificación de documentos, estructuras jerárquicas de datos, mapas de procesos, web maps, mapas en intranets... han sido puntos muy debatido por desarrolladores y profesionales. El usuario persigue entender de manera sencilla la estructura de la información de un determinado entorno y cómo acceder fácilmente a aquella que solicita. 

Los grafos y mapas visuales, muy acordes con la actual web 3.0 y web semántica, son cada vez una opción más interesante para servir y representar la información. 
En este sentido se presenta FoamTree una herramienta ágil, dinámica y en plena evolución que pretende ofrecer de manera visual el contexto y contenido de estructuras de datos e información, entre ellas "agrupaciones de documentos" tal y como cita su web.

Como ejemplo de la potencialidad de esta aplicación se presenta un resumen del cuadro de clasificación de documentos basado en la Propuesta de Cuadro de Clasificación de Fondos de Ayuntamientos elaborado por la mesa de Trabajo de Archivos de la Administración Local (1996).  
¿Quién dijo que los cuadros de clasificación eran elementos aburridos?

Para acceder al contenido y ver su funcionamiento pulsar sobre la imagen (sólo disponible para dispositivos con HTML5).

 

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