Gestión Documental

13 Feb 2016

Lligall Fragmento del articulo titulado "Gestión documental en un marco de transparencia y reutilización de la información" publicado en Lligall, Revista Catalana D'Arxivística, nº 38 de la Associació d’Arxivers de Catalunya, número centrado en la transparencia y en los archivos.  

(...) la implantación de los sistemas de gestión documental en las organizaciones se ha centrado en el control de esos documentos con un enfoque casi siempre interno, dirigido al funcionamiento y a los trabajadores de la organización. Pero su potencial es mucho mayor puesto que estos sistemas son el primer paso que van hacer posible la transparencia o la reutilización de datos e información. Sin olvidar que servirán para la innovación en materia de gestión del conocimiento y un factor más para la comunicación, en la línea del opengov o con la responsabilidad social corporativa.

El control de la totalidad de los documentos mediante la implantación de sistemas de gestión documental es la fase básica y de ello va a depender el buen uso de los documentos, acceso, control y explotación posterior en portales y servicios de transparencia o reutilización7

7 Jun 2015

Burroughs_adding_machine Imagen del Blog de http://radar.oreilly.com/2015/06/filing-cabinets-gaap-and-the-accountants-dilemma.html RADARLas cajas archivadoras son un modelo mental malo citaba esta semana uno de los blogs tecnológicos más influyentes al explicar las limitaciones de extrapolar la gestión tradicional de documentos en papel a la gestión de documentos y activos digitales. Nadie pone en duda esas limitaciones y sabemos que el cambio tecnológico está obligando a entender y experimentar con nuevas posibilidades que permitan ir más allá de identificar recursos, describirlos o automatizar ciertas tareas. Ahora, se debe continuar con la explotación de la información digital con un enfoque más completo y útil para sus responsables y usuarios. 

La información digital incluye descripciones en forma de metadatos que posibilitan conocer y administrar sus procesos, responsables, seguridad, acceso, historial... etc. Todos esos metadatos se ofrecen bajo sistemas de gestión documental o los más avanzados sistemas de gestión empresarial utilizando normas, estándares y esquemas concretos, lo que demuestran que nada tiene que ver el trabajo diario de estos sistemas con el modelo empleado para la gestión de "file cabinets". Pero en la actualidad se empieza a vislumbrar otras formas de obtener y gestionar metadatos. 

El tratamiento de la información está produciendo un nuevo contexto de los recursos muy diferente a los metadatos tradicionales que conocemos, se trata de obtener el "contexto del contexto". Redundancia que puede servir para explicar el potencial de la web semántica, que aunque está costando desplegarse, cada vez está más disponible para aplicaciones y usuarios.

17 Feb 2015

Cabina Cock Pit de Aleksander Markin. flickr

Rhandolf A Kahn dice en su blog que la información digital ya no necesita del toque maestro del artesano para ser gestionada correctamente.  El "artesano" alude a los profesionales encargados de trabajar en la gestión de documentos y contenidos, y llega a esa conclusión por su experiencia profesional: el gran volumen de información producida por las organizaciones hace inviable su trabajo por los humanos. Y se justifica: seguimos utilizando técnicas de gestión de recursos de información basadas en el análisis y clasificación, trabajos a posteriori y subjetivos, no pensados para la realidad actual.

Pero no solo consultores como Kahn ponen en duda la eficacia de los métodos de hoy en día para gestionar la información, también el trabajo coordinado por la archivera Kate Theimer "Description: Innovative Practices for Archives and Special Collections" pronostica alguna situación citando de ejemplo que los archivos australianos con los medios actuales (humanos, técnicos, y normas) pueden tardar 200 años en describir su documentación, la producida hasta hoy, o en el mejor de los casos en el 2030.

Pero entonces ¿qué se necesita?  Si en las organizaciones la información electrónica fluye pero en habitats distintos: webs, intranets, sistemas de gestión documental y otros (ERP, RMS...) y cada hábitat tiene a su vez un microclima controlado por distintos administradores que utilizan normas, metadatos, técnicas, lenguajes, sistemas...diferentes e independientes. Si todas estas diferencias no son importantes para el usuario, tampoco para los directivos, y además pueden influir negativamente en la gestión global de los recursos. Si además partimos que todo es información, independientemente de las características propias de cada recurso (documento digital vs contenido web, por ejemplo), entonces es probable que se necesiten soluciones y planes globales. 

La tendencia para los próximos años puede venir con el control total de los recursos de información a través de macroinstrumentos como la gobernanza de la información  que integran la gestión, valoración, acceso y uso de recursos de cualquier naturaleza (contenidos, datos, datasets, documentos, aplicaciones..).  Estableciendo las líneas maestras de acción para todo el conjunto de la información disponible de un organismo o entidad, desde lo más genérico (un portal) a lo más específico (una fotografía o documento confidencial), perfilando la totalidad de acciones desde la creación hasta las estrategias en materia de transparencia, acceso, conservación y difusión. Todo un reto. 

"En la Gobernanza de la información no puedes dominar, lo que no puedes clasificar"  

John Martin http://www.beyondrecognition.net

 

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