Gestión Documental

9 Sep 2013

 

"The past is not the future for information users and records managers. The process of moving from a past full of inaccessible paper documents stored in file cabinets often removed from the information user to a future where digital records are created, accessed and managed in real time through computer networks is a giant leap for mankind. There is a time for change, and that time is now. Records Management is at the heart of this change"

 

11 Jun 2013

Document managementPara Maish Nichani, un experto en diseño de interfaces de usuario y autor de "Organizing digital information for others", los 10 principios en los que se debe basar la Gestión Documental para usuarios de intranets son:

 

  1. El contenido web: La información que no sea adecuada para documentos (doc/odt/pdf) como por ejemplo listas de usuarios o directorios temáticos, debe ser ofrecida en el propio entorno web de la compañía. Así se evita abrir aplicaciones "extras" para consultar este tipo de datos tan utilizados.
  2. Normalización de nombres de ficheros y carpetas: por razones evidentes de control y no menos importante para familiarizar al usuario con el entorno. 
  3. Control de versiones de los documentos. Un único documento puede tener múltiples versiones, pero cada versión no puede generar diferentes documentos.
  4. Acceso y posibilidades de consulta. Control de perfiles de usuario.

     

5 Mayo 2013

flujograma jboss jbpm gestión documental

Un flujo de trabajo (workflow) es un conjunto de secuencias relacionadas por pasos o actividades estructuradas, que reflejan la forma de desarrollar un proceso y el cauce a seguir para lograr un objetivo.

Los flujos de trabajo aplicados a la Gestión Documental ofrecen la actividad, la acción, los participantes y el orden temporal del ciclo de los documentos: desde que un documento se crea, se tramita, hasta que se conserva o se destruye. Esta información no sólo permite gestionar correctamente la documentación, también resulta muy interesante para conocer el funcionamiento de la organización y comprobar el desempeño de funciones por los diversos recursos de la entidad, teniendo un control objetivo en cualquier área.

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