Gobernanza de la Información

29 Ene 2017

En el 2008 se decía que un documento electrónico era como un castillo, podías encontrarlo con tu sistema de gestión documental, pero su contenido era inaccesible a no ser que tuvieras la aplicación necesaria, por ejemplo un visor de PDF.  En esa  misma cita se comparaba el documento con los datos, diciendo que éstos al contrario que el documento, son como el mar, el contenido conecta, fluye y se relaciona con todo, y cualquier usuario en contacto con los datos, se moja.  Esta metáfora de hace unos años no ha cambiado demasiado, pero sí todas las posibilidades de servicios, uso, gestión y relación entre documentos y datos. 

El rápido cambio que se está produciendo constantemente en el tratamiento de datos y documentos requiere hacer balance para conocer en qué punto estamos y hacia dónde se está moviendo la gestión de la información. Y en este sentido, John Mancini, presidente de aiim hace balance del 2016 para preparar uno de los congresos más importantes del sector, AIIM´17, con el post Systems of Record, Engagement and...(Hint: It's ultimately bigger than content services). En ese texto presenta una tabla que recoge de manera esquemática los cambios producidos desde finales del siglo XX y las futuras perspectivas, a continuación un resumen de la misma: 

17 Feb 2015

Cabina Cock Pit de Aleksander Markin. flickr

Rhandolf A Kahn dice en su blog que la información digital ya no necesita del toque maestro del artesano para ser gestionada correctamente.  El "artesano" alude a los profesionales encargados de trabajar en la gestión de documentos y contenidos, y llega a esa conclusión por su experiencia profesional: el gran volumen de información producida por las organizaciones hace inviable su trabajo por los humanos. Y se justifica: seguimos utilizando técnicas de gestión de recursos de información basadas en el análisis y clasificación, trabajos a posteriori y subjetivos, no pensados para la realidad actual.

Pero no solo consultores como Kahn ponen en duda la eficacia de los métodos de hoy en día para gestionar la información, también el trabajo coordinado por la archivera Kate Theimer "Description: Innovative Practices for Archives and Special Collections" pronostica alguna situación citando de ejemplo que los archivos australianos con los medios actuales (humanos, técnicos, y normas) pueden tardar 200 años en describir su documentación, la producida hasta hoy, o en el mejor de los casos en el 2030.

Pero entonces ¿qué se necesita?  Si en las organizaciones la información electrónica fluye pero en habitats distintos: webs, intranets, sistemas de gestión documental y otros (ERP, RMS...) y cada hábitat tiene a su vez un microclima controlado por distintos administradores que utilizan normas, metadatos, técnicas, lenguajes, sistemas...diferentes e independientes. Si todas estas diferencias no son importantes para el usuario, tampoco para los directivos, y además pueden influir negativamente en la gestión global de los recursos. Si además partimos que todo es información, independientemente de las características propias de cada recurso (documento digital vs contenido web, por ejemplo), entonces es probable que se necesiten soluciones y planes globales. 

La tendencia para los próximos años puede venir con el control total de los recursos de información a través de macroinstrumentos como la gobernanza de la información  que integran la gestión, valoración, acceso y uso de recursos de cualquier naturaleza (contenidos, datos, datasets, documentos, aplicaciones..).  Estableciendo las líneas maestras de acción para todo el conjunto de la información disponible de un organismo o entidad, desde lo más genérico (un portal) a lo más específico (una fotografía o documento confidencial), perfilando la totalidad de acciones desde la creación hasta las estrategias en materia de transparencia, acceso, conservación y difusión. Todo un reto. 

"En la Gobernanza de la información no puedes dominar, lo que no puedes clasificar"  

John Martin http://www.beyondrecognition.net

 

29 Dic 2013

"¡Deja de quejarte ya!" no es un título propio, proviene del blog "Are you kidding me?" un recurso sobre gestión de la información y los documentos en empresas y organizaciones. El blog está escrito por el especialista en documentación legal, electrónica y ciclos de vida de la información en organizaciones públicas y privadas, Randolph A. Kahn.

Los posts de R.A Kahn pueden ser bastante mordaces si recurre a Bob. ¿Y quién es Bob? Bob es todo lo contrario al álter ego del autor, un personaje ficticio que trabajaba como responsable de la documentación en una empresa, un Records Manager. Trabajaba, puesto que Bob (y su figura profesional) murió en marzo de este año haciendo su trabajo. Con su "muerte" se desató un intenso debate en los comentarios del post donde falleció.   

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