Esta es una entrevista que desde el 2014 se ha ido incorporando al "Máster Universitario Online de Documentación Digital" de la Universidad Pompeu Fabra. Entrevista que también se ha ido renovando un poco, año tras año, pero que en este curso 2018/19 he decidido no participar. Agradeciendo a todo el equipo del Master, en recuerdo y con especial agradecimiento de Mari Carmen Marcos por haber contado conmigo aquel 2014. También y cómo no, a Cristòfol Rovira por haber renovado año tras año la asignatura, y haberme llamado. Y también, a los pacientes alumnos que valoraron positivamente el contenido, y posterior debate (el año pasado 9.7/10 ¡!).

Este contenido no son convicciones ni teorías absolutas en este mundo tan digitalmente cambiante, tan solo algunas ideas y reflexiones. Este año, no: tampoco hubiera hecho mención alguna al blockchain.... pero sí, seguramente a Solid .

1) Hola Julián, bienvenido. Algunas organizaciones cuando se plantean mejorar su gestión documental piensan primero en qué herramienta que les pueda solucionar el problema ¿crees que este enfoque sería el adecuado? ¿Cuales serian las fases básicas para poner en marcha un sistema de gestión documental (SGD) en una empresa u organización?

Creo que este enfoque no es el adecuado. En primer lugar, elegir un software de gestión documental es una de las últimas tareas antes de embarcarse en un proyecto de mejora de la gestión de documentos de la organización, de administración electrónica o para la automatización de procesos  en la organización. De la misma manera que elegir un sistema operativo Windows, Linux, o Mac no va a solucionar nuestro trabajo diario y su elección tiene que depender de las necesidades. Al elegir una herramienta o software de gestión documental ocurre exactamente lo mismo. Cambiar la manera de trabajar y gestionar la información de la empresa u organización no puede venir exclusivamente por la adquisición de un nuevo software.

Fragmento del articulo titulado "Gestión documental en un marco de transparencia y reutilización de la información" publicado en Lligall, Revista Catalana D'Arxivística, nº 38 de la Associació d’Arxivers de Catalunya, número centrado en la transparencia y en los archivos.  

(...) la implantación de los sistemas de gestión documental en las organizaciones se ha centrado en el control de esos documentos con un enfoque casi siempre interno, dirigido al funcionamiento y a los trabajadores de la organización. Pero su potencial es mucho mayor puesto que estos sistemas son el primer paso que van hacer posible la transparencia o la reutilización de datos e información. Sin olvidar que servirán para la innovación en materia de gestión del conocimiento y un factor más para la comunicación, en la línea del opengov o con la responsabilidad social corporativa.

El control de la totalidad de los documentos mediante la implantación de sistemas de gestión documental es la fase básica y de ello va a depender el buen uso de los documentos, acceso, control y explotación posterior en portales y servicios de transparencia o reutilización⁷

Rhandolf A Kahn dice en su blog que la información digital ya no necesita del toque maestro del artesano para ser gestionada correctamente.  El "artesano" alude a los profesionales encargados de trabajar en la gestión de documentos y contenidos, y llega a esa conclusión por su experiencia profesional: el gran volumen de información producida por las organizaciones hace inviable su trabajo por los humanos. Y se justifica: seguimos utilizando técnicas de gestión de recursos de información basadas en el análisis y clasificación, trabajos a posteriori y subjetivos, no pensados para la realidad actual.

Pero no solo consultores como Kahn ponen en duda la eficacia de los métodos de hoy en día para gestionar la información, también el trabajo coordinado por la archivera Kate Theimer "Description: Innovative Practices for Archives and Special Collections" pronostica alguna situación citando de ejemplo que los archivos australianos con los medios actuales (humanos, técnicos, y normas) pueden tardar 200 años en describir su documentación, la producida hasta hoy, o en el mejor de los casos en el 2030.

Pero entonces ¿qué se necesita?  Si en las organizaciones la información electrónica fluye pero en habitats distintos: webs, intranets, sistemas de gestión documental y otros (ERP, RMS...) y cada hábitat tiene a su vez un microclima controlado por distintos administradores que utilizan normas, metadatos, técnicas, lenguajes, sistemas...diferentes e independientes. Si todas estas diferencias no son importantes para el usuario, tampoco para los directivos, y además pueden influir negativamente en la gestión global de los recursos. Si además partimos que todo es información, independientemente de las características propias de cada recurso (documento digital vs contenido web, por ejemplo), entonces es probable que se necesiten soluciones y planes globales. 

La tendencia para los próximos años puede venir con el control total de los recursos de información a través de macroinstrumentos como la gobernanza de la información  que integran la gestión, valoración, acceso y uso de recursos de cualquier naturaleza (contenidos, datos, datasets, documentos, aplicaciones..).  Estableciendo las líneas maestras de acción para todo el conjunto de la información disponible de un organismo o entidad, desde lo más genérico (un portal) a lo más específico (una fotografía o documento confidencial), perfilando la totalidad de acciones desde la creación hasta las estrategias en materia de transparencia, acceso, conservación y difusión. Todo un reto. 

Descargar La búsqueda de contenido y documentos en las organizaciones: infografía