Utilizar uno o varios programas informáticos de gestión documental o de archivo no supone garantizar el correcto funcionamiento del conjunto del sistema. El software va a ser una pieza clave, pero no es ninguna panacea. Se puede disponer de los mejores desarrolladores, o programas informáticos, y no ser usados de una manera correcta, o lo que es peor, no ser utilizados por nadie. Por tanto, antes de implantar el modelo de gestión, es necesario crear la cultura organizacional adecuada para lograr el éxito.

Hoy en día no se concibe ninguna actividad administrativa sin la utilización de las tecnologías informáticas. Pero esta posibilidad también ocasiona ciertos problemas por la gran cantidad de programas, aplicaciones, o empresas que ofrecen soluciones en esta materia. Antes de analizar algunos ejemplos de programas que se pueden adaptar a los requisitos exigidos, es conveniente aclarar algunos conceptos, para evitar confusiones:

CMS: Content Management System, Sistema de Gestión de Contenidos.

Es un programa que permite crear una estructura para organizar y administrar información, principalmente en páginas web, por parte de los administradores y participantes. Funciona mediante la integración de diferentes bases de datos donde se aloja el contenido del sitio. El gestor de contenidos genera páginas dinámicas, mediante DHTML; la aplicación interactúa con el servidor para generar la página web, bajo petición del usuario, con el formato predefinido y el contenido extraído de la base de datos del servidor.45 Algunos programas CMS: Drupal (www.drupal.org), Joomla (www.joomla.com), o WordPress (www.wordpress.com).

ECM: Enterprise Content Management, Gestión de Contenido Empresarial.

Son el conjunto de las tecnologías utilizadas para capturar, gestionar, guardar, entregar y conservar la información que sustentan los procesos de negocio46 y empresariales. La definción se recogió por primera vez en el 2004, por el alemán Ulrich Kampffmeyer47 y desde entonces se han desarrollado todo tipo de herramientas orientadas a ofrecer soluciones en este campo. Como no es el objeto de este trabajo describir las posibilidades de los ECM es recomendable leer la descripción de Doxis4 (http://www.ser-solutions.es/ww/es/pub/soluciones/productos.htm) para entender un poco mejor estas herramientas. Algunos programas ECM: Nuxeo (www.nuxeo.org), o Alfresco (www.alfresco.com).

DMS: Document Management System, Sistemas de Gestión de Documentos SGD.

Son programas destinados al control total de los documentos producidos en una organización, independientemente del soporte (papel o electrónicos48) y forma.

Algunos autores separan la gestión de documentos en trámite (‘vivos’), de los que forman parte del Archivo (‘finalizados y completos’): necesitando dos herramientas diferentes, gestor documental y gestor de archivo. Pero cada vez se tiende más a no diferenciar entre estas posibilidades, y se busca unificar ambas fases en una misma plataforma o software, que ofrezca utilidades distintas dependiendo del ciclo de vida en que se encuentran los documentos. En la siguiente tabla se ofrece las diferencias entre el Gestor Documental y el archivo electrónico 49:(pulsar para ampliar)

Esta tabla demuestra que los gestores documentales pueden conservar distintas versiones de un mismo documento, mantener duplicados, así como almacenar cualquier documentación de apoyo que se considere oportuna para la tramitación50 (documentación informativa). Y el Archivo Electrónico conserva aquellos documentos definitivos, que han terminado su trámite, siendo su número de consultas en el trabajo diario prácticamente nulas, por tanto es aquí cuando pasan a la ya famosa fase de Archivo51. Éste debe tener las medidas de seguridad necesarias para evitar modificaciones, así como garantizar su acceso, conservación, custodia, y almacenamiento de una forma adecuada a lo largo del tiempo.

Los ECM: Enterprise Content Management a parte de sus extensas posibilidades, tienden también a ofrecer la gestión integral de los documentos «vivos», aquellos que todavía están en fase de creación-consulta, y los «inmodificables» que forman parte del Archivo. Esta es una razón por lo cual los sistemas de gestión de documentos y sistemas de gestión de archivo, deben estar unificados en la misma plataforma, estableciendo requisitos de control, niveles de permisos, accesos, y seguridad entre uno y otro, para lograr el control absoluto del ciclo de vida de los documentos, por parte de sus responsables.

Algunos DMS destacados y utilizados tanto para la gestión documental como para el Archivo: Sigem, utilizado por la administración pública española (http://www.planavanza.es/AvanzaLocal/Aplicaciones/SIGEM/), LogicalDOC (http://www.logicaldoc.com), OpenKM (http://www.openkm.com/), KnowledgeTree (http://www.knowledgetree.com), Maarch (http://www.maarch.org/), Archon (http://www.archon.org) o el ambicioso Projecte Baula de la Generalitat de Cataluña.

Unicamente los Content Management System, no sirven para gestionar la documentación ni el archivo de una organización, aunque sí pueden implementar las utilidades necesarias para que un CMS, sea también un DMS, o incluso un ECM. Como es el caso de la integración de Drupal con KnowledgeTree52 o con Alfresco53.

• 45 WIKIPEDIA.Sistema de gestión de contenido. [en linea] [s.l: Wikipedia], 2009. [consulta 5-2009] http://es.wikipedia.org/wiki/CMS
• 46 SER Solutions Iberia. ¿Qué es iECM? [en linea] [s.l: s.n.], 2009. [consulta 5-2009] <«>http://www.ser-solutions.es/ww/es/pub/soluciones/doxis/definicion.htm&gt;
• 47 KAMPFFMEYER, Ulrich. Enterprise Content Management. [en linea] Hamburgo: Project Consult, 2006. [consulta 5-2009] http://www.project-consult.net/Files/ECM_White%20Paper_kff_2006.pdf
• 48 Los Sistemas de Gestión Documental también pueden ser exclusivamente de Documentos Electrónicos identificándose por la sigla SGDE.
• 49 CENTRO Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas. Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica Archivo electrónico de las Administraciones Públicas. [en linea] Badajoz: CENATIC, 2009. [consulta 5-2009] http://www.cenatic.es/laecsp/page37/files/LAECSP_Archivo.pdf
• 50 SERVICIO de Documentación CEPYME. Diferencias entre un Gestor Documental y un Archivo Electrónico. [en lineas]. [s.l: s.n.], 2009. [consulta 5-2009] http://cepymearagon.blogspot.com/2009/05/diferencias-entre-un-gestor-doc…
• 51 Para grandes organizaciones hay que desarrollar a su vez las fases naturales: Archivo de Oficina, Intermedio, e Histórico. Mediante la planificación adecuada de las transferencias, y con el cuidado especial que requieren los nuevos formatos electrónicos. Para entender mejor sobre las transferencias de documentos electrónicos se puede consultar: CENTRO Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas. Op. Cit.
• 52 GROUPS Drupal. Drupal – Knowledge Tree Integration. [en linea]. [s.l: s.n.], 2007. [consulta 5-2009] http://groups.drupal.org/node/4708
• 53 GROUPS Drupal. Alfresco Integration. [en linea]. [s.l: s.n.], 2007. [consulta 5-2009] http://drupal.org/node/144266

Fragmento de la Tesina presentada en el Master de Gestión de Unidades y Servicios de Información y Documentación de la Universidad de Zaragoza.