Con este título tan mercadotécnico se recogen los 10 logros históricos que según la empresa Cintas Corporation han hecho posible las tecnologías de gestión documental que hoy conocemos.

5000 aC: La “tablet” original. Mucho antes que la “tablet” de hoy era utilizada una tableta muy diferente para registrar y documentar la información. Desde el 5000 aC, las tablas de piedra, arcilla o cera fueron inscritas con historias, escrituras y cálculos matemáticos. Normalmente estas tabletas eran rectangulares del mismo tamaño que una hoja de papel normalizado y pesaban casi 11 Kg.

3000 aC: El Papiro. Aunque ya prácticamente se ha extinguido, la planta de papiro se utilizó como fuente principal para obtener papel en el antiguo Egipto y Mesopotamia. Desde el 3000 aC, esta resistente planta, obtenida de las orillas del río Nilo, se unía en rollos por la propia goma natural de la planta. Todavía existen documentos de papiro de los antiguos faraones, lo que demuestra la enorme durabilidad de este material natural.

1440: La prensa de impresión. La imprenta, inventada por Johannes Gutenberg en una pequeña ciudad alemana en 1440, sigue estando reconocida como una de las innovaciones más influyentes de la edad moderna. A través de la combinación de aceite a base de tinta y componentes metálicos, Gutenberg introdujo los tipos móviles en el mundo y, como consecuencia, la difusión del conocimiento.

1770: La Goma de borrar. Antes de la aparición de la goma de borrar que hoy conocemos, se utilizaban piedras, cera e incluso migas de pan para eliminar marcas no deseadas. No fue hasta 1770 cuando el ingeniero inglés Edward Nairne descubrió una aplicación práctica con el caucho que sirvió para eliminar las marcas de lápiz. Según Nairne, agarró accidentalmente un trozo de goma en lugar de la miga, dando como resultado el descubrimiento de la goma de borrar.

1898: El Archivador. Edwin Seibels encontró el sistema de archivo que utilizaba ineficiente y lento, así que inventó el primer sistema de ubicación vertical de documentos en 1898, y revolucionó la gestión de los archivos. El uso de los archivadores verticales mejoró las operaciones de las empresas, permitiendo una recuperación más fácil de datos y un aumento de la eficiencia de la oficina.

1899: El Clip de papel. El inventor noruego Johan Vaaler presentó la primera patente para un clip de papel en 1899. El clip original se utilizaba para unir distintos objetos, y era diferente al clip de oficina de papel, tan común hoy en día. El doble clip de papel en forma de óvalo que todavía existe fue diseñado originalmente por Gem Manufacturing Ltd. en Inglaterra, y es conocido popularmente como el «Gem» clip.

1909: La Trituradora de papel. La trituradora de papel fue inventado en 1909 por el reconocido inventor Abbot Augustus Low.

1914: El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). La tecnología OCR permite que el texto escrito pueda ser leído fácilmente para convertirse a formato digital. En un principio, esta tecnología se utilizó para desarrollar dispositivos de lectura para ciegos y a lo largo de la década de 1900 para códigos telegráficos.

1957: El Ordenador Personal. El primer ordenador personal fue desarrollado por IBM en 1957 con un módico precio de 55.000 $. Fue la primera computadora programable utilizada por una sola persona en una entorno de oficina. Por entonces, la máquina de 340 Kg realizaba rápidos cálculos aritméticos para el ámbito académico, operaciones de inteligencia militar y de ciencias.

1982: Internet. En sus orígenes, el Internet Protocol Suite se difundió en 1982 como la primera red mundial de datos. Gracias a la creación de Internet, se puede enviar información en todo el mundo en cuestión de segundos en lugar de días. En la actualidad, los proveedores de servicios de digitalización utilizan internet en trabajos «Scan-on-Demand» que permiten a las empresas gestionar todos los documentos en papel desde cualquier parte y convertir documentos a formato digital según sus necesidades y rentabilidad de la conversión.

Traducción de Cintas Highlights The Top 10 Innovations in Document Management (artículo de agosto 2012)