Un flujo de trabajo (workflow) es un conjunto de secuencias relacionadas por pasos o actividades estructuradas, que reflejan la forma de desarrollar un proceso y el cauce a seguir para lograr un objetivo.

Los flujos de trabajo aplicados a la Gestión Documental ofrecen la actividad, la acción, los participantes y el orden temporal del ciclo de los documentos: desde que un documento se crea, se tramita, hasta que se conserva o se destruye. Esta información no sólo permite gestionar correctamente la documentación, también resulta muy interesante para conocer el funcionamiento de la organización y comprobar el desempeño de funciones por los diversos recursos de la entidad, teniendo un control objetivo en cualquier área.

Los flujos de trabajo nunca han resultado ajenos a la gestión de los documentos y a los archivos: desde hace años se trabaja en describir los procedimientos administrativos para conocer mejor el uso de la documentación. Sin olvidar que los flujos de trabajo guardan mucha relación con la transferencia de documentación, una actividad muy importante dentro de la tradición archivística. Las transferencias de documentos entre áreas o departamentos, son también procesos perfectamente coordinados y fundamentados.

Pero un workflow es más que poner por escrito toda la información descriptiva sobre el proceso de la documentación o su ciclo de vida, implica normalizar y representar estructuradamente esa información atendiendo a estándares que se puedan integrar con aplicaciones informáticas, en este caso con Sistemas de Gestión Documental. Así se podrá asignar adecuadamente responsabilidades, procesos, tiempos y atributos determinados en cualquier fase de la gestión de la documentación.

Una de las herramientas más utilizadas para generar workflows por plataformas sólidas ECM y DMS como Alfresco, Nuxeo u OpenKM, es jBPM.

jBPM (JBoss Business Process Management) permite transformar la información de los procesos, trámites y procedimientos relacionados con la documentación en workflows, serializados en XML, listos para ser utilizados por un gestor documental amigo. OpenKM es compatible con los flujogramas generados por jBPM y para enseñar su utilización los desarrolladores del DMS made in spain han publicado unos video tutoriales en los que explican la generación de flujos de trabajo y su integración en la plataforma, mostrando la interacción total con este elemento tan importante para la gestión documental.

El video tutorial Curso Workflow se compone de:

• Lección 1 (4 videos): Instalación de JBoss en Windows. Duración 26´.
• Lección 2: Creación de un workflow con jBPM: Configuración y desarrollo de un proyecto. Duración: 8´.
• Lección 4: Creación de un workflow más complejo añadiendo la posibilidad de solicitar información al usuario en diferentes tareas, mediante formulario (JBoss y OpenKM). Duración 7´.
• Lección 5: Trabajar con valores y acciones (objetos) dentro del flujograma, para enriquecer las propiedades de los distintos nodos de tareas. (JBoss) Duración 5´.
• Lección 6: Uso de acciones entre las diferentes tareas y nodos de transacción (JBoss). Duración: 11´.
• Lección 7: Creación de nodos de decisión, que permitan generar acciones para el desarrollo del proceso (transacciones entre tareas) (JBoss). Duración: 7´.
• Lección 8: Se analizan los task node en profundidad: se definen nuevos procesos y el desarrollo de los mismos (JBoss). Duración 15´.
• Lección 9: Creación de un nuevo proceso que permita relacionar una tarea con el aviso a una dirección de correo electrónico (JBoss). Duración 9´.
• Lección 10: Uso de las utilidades join y fork entre las distintas tareas del flujograma (JBoss). Duración 8´
• Lección 11: Administración y gestión de workflows (OpenKM). Duración 3´
• Lección 12: Creación de un workflow complejo. (JBoss y OpenKM). Duración 23´.

Aunque jBPM va a permitir modelar y estructurar los diferentes procesos y flujos de trabajo, hay que tener en cuenta que antes de crear un flujograma se debe obtener la máxima información sobre el proceso en cuestión. Para ello se puede crear una «parrilla» con las distintas fases del flujo, desde la inicial hasta la final, recogiendo todas las posibles alternativas de su desarrollo. Por ejemplo, se puede organizar la información recogida atendiendo a:

• Número de orden cronológico del trámite que forma parte del proceso general.
• Descripción.
• Responsable y funciones.
• Destinatario.
• Otros participantes del proceso.
• Tipos de documentos producidos en el proceso.
• Otros Documentos relacionados.
• Duración.

Estos y otros datos deben estar agrupados en torno a un código identificativo que represente una descripción genérica del proceso o procedimiento. Y una vez recogida toda esta información es el momento de analizar en primero lugar las posibles carencias o problemas que se detecten para mejorar el funcionamiento del proceso, y por consiguiente de la organización. Y después, transformar, agrupar, adaptar, simplificar y modelar la información recogida en jBPM para así crear los flujogramas que utilizará el DMS OpenKM.