Fragmento del articulo titulado «Gestión documental en un marco de transparencia y reutilización de la información» publicado en Lligall, Revista Catalana D’Arxivística, nº 38 de la Associació d’Arxivers de Catalunya, número centrado en la transparencia y en los archivos.

(…) la implantación de los sistemas de gestión documental en las organizaciones se ha centrado en el control de esos documentos con un enfoque casi siempre interno, dirigido al funcionamiento y a los trabajadores de la organización. Pero su potencial es mucho mayor puesto que estos sistemas son el primer paso que van hacer posible la transparencia o la reutilización de datos e información. Sin olvidar que servirán para la innovación en materia de gestión del conocimiento y un factor más para la comunicación, en la línea del opengov o con la responsabilidad social corporativa.

El control de la totalidad de los documentos mediante la implantación de sistemas de gestión documental es la fase básica y de ello va a depender el buen uso de los documentos, acceso, control y explotación posterior en portales y servicios de transparencia o reutilización⁷

2.1 Del tratamiento básico de los documentos a la transparencia y reutilización.

La transparencia en las administraciones públicas ha venido de la mano de nueva normativa legal, recomendaciones internacionales y por la necesidad de rendir cuentas para dar a conocer el funcionamiento y acción de un organismo, todo ello impulsado por las posibilidades tecnológicas. A día de hoy es un imperativo social para todo tipo de organizaciones, públicas o privadas, para su imagen, confianza y también para cubrir las nuevas demandas de ciudadanos en materia de acceso a la información desde la difusión o publicidad proactiva de recursos.

En el sector privado los clientes y usuarios también demandan organizaciones más transparentes que fundamenten y expliquen su compromiso con el medio ambiente, los derechos, su responsabilidad social corporativa o el bien común, en un mundo cada vez más global donde acciones en materia de transparencia pueden influir muy positivamente en la satisfacción con los administradores, la marca o la propia compañía⁸.

«Es evidente que no se puede transmitir adecuadamente la información si no está controlada o no tiene pautas de gestión, por este motivo la transparencia se relaciona estrechamente con la administración electrónica»

La transparencia requiere sistemas de gestión de documental que hagan posible el control de documentos, y por extensión, también de contenidos y otros recursos de información desde el mismo momento de su creación y durante todo su ciclo de vida. Ciclo que incluye la planificación de actividades, creación, versionado, uso, difusión hasta su conservación a largo plazo o destrucción. Es evidente que no se puede transmitir adecuadamente la información si no está controlada o no tiene pautas de gestión, por este motivo la transparencia se relaciona estrechamente con la administración electrónica al disponer ésta de amplias infraestructuras para el control de documentos y contenidos electrónicos, existiendo una relación entre la documentación en soporte analógico y transparencia, de complejo encaje⁹.

La reutilización de la información pública es otro punto que favorece la transparencia. Reutilizar documentos y datos consiste en el uso por parte de personas físicas o jurídicas, de los datos generados y custodiados por los organismos del sector público, con fines comerciales o no¹⁰. La reutilización más que a la consulta y acceso a información concreta e individualizada se orienta a la explotación de conjuntos de recursos para que sirvan a terceros con fines diversos, como por ejemplo el desarrollo de aplicaciones o para la explotación estadística.

Para conocer un poco mejor las posibilidades actuales, se incluyen a continuación algunos aspectos de los marcos más comunes de tratamiento de los documentos atendiendo a servicios, plataformas e infraestructuras que los sustentan, orientados al trabajo diario o hacia terceros, ciudadanos y otros usuarios:

• El tratamiento básico de los documentos

(…)

• Sistemas de Gestión de Documentos (SGD o DMS)

Estos sistemas logran controlar la totalidad de la producción, acceso y uso de los documentos durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta la conservación a largo plazo o eliminación. La información y documentos son creados, categorizados y clasificados con criterios comunes y homogéneos, centralizados bajo un control corporativo.

Los SGD emplean infraestructuras y estrategias de uso y tratamiento de la información que son estables en el tiempo y pueden considerar la conservación permanente de recursos. Además estos sistemas favorecen el desarrollo del teletrabajo y desplazan al correo electrónico como herramienta para compartir recursos dentro de la organización. Este entorno incluye programas de trabajo ofimáticos como los mencionados en el apartado anterior, pero cuenta además con programas o plataformas como software para el desarrollo de Sistemas Gestión Documental DMS, programas de Sistemas de Gestión Empresarial ECM, Digital Asset Management DAM, Business Process Management BPM, y también pueden integrar plataformas de Gestión de Contenidos CMS.

«Bajo un Sistemas de Gestión Documental la información y documentos son creados, categorizados y clasificados con criterios comunes y homogéneos, centralizados bajo un control corporativo.»

Como elemento básico de estos sistemas, existen directrices aprobadas por los responsables de la organización para la gestión y tratamiento de los documentos, contando con un esquema de metadatos que son la base para el control y las relaciones entre recursos, formatos, aplicaciones y sistemas. También cuenta con herramientas clave que reflejan a la organización y sirven entre otras funciones para centralizar, categorizar, recuperar y gestionar los documentos. Estas herramientas se fundamentan en mapas de procesos, business classification scheme o los más comunes cuadros de clasificación que ofrecen diferentes posibilidades y aportan un alto valor añadido a la gestión. Estos sistemas también ofrecen plantillas y documentos marco junto con flujos de trabajo modelizados que permiten conocer el cauce de un proceso y facilitan el desarrollo del trámite o procedimiento a ejecutar.

La monitorización, el análisis de accesos y actividades son otros de los valores de estos sistemas, sin olvidar que existen escasas unidades de red compartidas al ser sustituidas por servicios en la nube con acceso mediante permisos desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

• Portales de transparencia

Estos portales ofrecen recursos y servicios de información destinados a mostrar el funcionamiento, actividad y acción de la organización, orientados a la rendición de cuentas y a su consulta por parte de ciudadanos y usuarios. Suelen diferenciarse de la web corporativa o sede electrónica aunque también pueden estar integrados en las mismas.Los principios básicos para el desarrollo de estos portales son la accesibilidad, interoperabilidad y reutilización. Principios que no siempre se cumplen al carecer de sistemas de gestión de documentos que los sustenten. Los portales de transparencia en la línea del gobierno abierto (opengov) también incluyen medios de participación de los ciudadanos a través de formularios y aplicativos de interacción en las decisiones y desarrollo de políticas públicas o actuación de la organización. Estos servicios cuentan con sistemas de gestión de contenidos CMS, APIS e infraestructuras de interoperabilidad, recolectoras de documentos provenientes de otros sistemas de gestión documental DMS, empresarial ECM e incluso de otros gestores de contenido CMS. También como elementos fundamental para el funcionamiento de estos portales es contar con las directrices aprobadas que indiquen qué documentos o agrupaciones tienen que ofrecerse, su periodo de actualización, disponibilidad y posibilidades de consulta.Y elemental va a ser también un esquema de metadatos que haga posible la publicación, recolección de recursos de manera automática y su publicación instantánea o programada desde otros sistemas. Por ejemplo, estándares básicos como OAI-PMH o CMIS¹¹ pueden ser utilizados por plataformas CMS, DMS o ECM para la distribución de recursos y para su posterior recolección por el portal de transparencia. Se vuelve a incidir que el esquema de metadatos es el elemento fundamental que hará viable la interoperabilidad entre diferentes sistemas de información, formatos y también portales.

Estos portales suelen disponer de elementos de monitorización de accesos a los recursos, para poder analizar estadísticamente el uso y su tráfico.

• Portal de Datos Abiertos y servicios de reutilización de información del sector público (RISP)

Servicios destinados a la reutilización de conjuntos de documentos con fines comerciales o no y siempre que no traten de una actividad administrativa. El objeto principal son «lotes» de datos y documentos, primando el conjunto y su formato, sobre unidades concretas. Datos abiertos significa apertura de conjuntos de documentos públicos, accesibles, completos, descritos y actualizados. Y esta apertura no se puede llevar a cabo si solamente se libera el recurso o documento en sí y no sus metadatos asociados.

Los datos puestos a disposición por estas plataformas han de estar estructurados en formatos concretos y abiertos, aptos para su utilización por usuarios y aplicaciones sin necesidad de requerir un tratamiento previo. Las licencias y condiciones de uso también son abiertas, para favorecer su reutilización. Estos servicios además de ofrecer los recursos en estándares y formatos abiertos, pueden ofrecerlos a través de infraestructuras de Datos Abiertos Enlazados (Linked Open Data, LOD), en consonancia con la web semántica. Linked Open Data ofrece un dato concreto de un conjunto como nodo explotable, bajo formatos específicos, interoperables y a través de lenguajes de interrogación que permiten la relación de manera dinámica con otras fuentes y proveedores como la Dbpedia u otros recurso que cumplan con los estándares de la web semántica. Estos servicios requieren de gestores de contenido CMS y servidores de bases de datos con funciones específicas para la utilización y explotación de datos, lotes y catálogos según se trate de portales de datos abiertos o portales de datos abiertos enlazados¹³.

Las aplicaciones para la distribución, uso y control de lotes de datos están relacionados con infraestructuras como Comprehensive Knowledge Archive Network (CKAN)¹⁴. Además pueden contar también con plataformas como Datahub (datos) o GitHUb (APIS)¹⁵ que implica ofrecer los datos y los códigos de aplicaciones para que éstos puedan ser utilizados y explotados por cualquier usuario o desarrollador. Desplegar un portal de estas características requiere un plan o directrices de acción Open Data, RISP y Linked Open Data según la finalidad. Este plan definirá los lotes de datos a ofrecer, cómo confeccionarlos en relación con los documentos de la organización y sus metadatos, teniendo muy en cuenta objetivos y el público destinatario.

Los metadatos de los recursos son un elemento fundamental y en estos servicios se debe contar con dos puntos de vista a la hora de ofrecerlos en un entorno RISP: por una parte están los metadatos para describir y gestionar los lotes ofrecidos. Y por otra, los metadatos provenientes de los recursos de la organización que se van a incluir en dichos lotes. Como elemento más novedoso estos servicios también han empezado a desarrollar eventos de Hackaton que se convierten en el punto de encuentro donde reunir desarrolladores, diseñadores, profesionales de la información para descubrir y plantear nuevas posibilidades de los datos ofrecidos o que están por incluir.

• El reto del Big Data

Big Data es una nueva forma de tratar la información. Su definición no está consensuada pero se relaciona con el valor que un organismo quiere dar a sus datos en relación con el volumen, velocidad, variedad y veracidad. Aunque es más una estrategia que un desarrollo concreto, las organizaciones lo relacionan con un mayor ámbito de información, formas no tradicionales de soportes, nuevos tipos de datos y análisis, información en tiempo real y también y cómo no con la última palabra de moda¹⁶.

Por precisar este término se puede recurrir a la wikipedia que define Big Data como los sistemas informáticos basados en la acumulación a gran escala de datos y de los procedimientos usados para identificar patrones recurrentes dentro de esos datos^17. Hay que tener en cuenta que si crear un portal de transparencia o sistema de gestión documental puede hacerse con más o menos éxito, en el caso de proyectos Bigdata más de la mitad de sus desarrollos fracasan¹⁸ debido sobre todo a la falta de comunicación entre los directores y sus desarrolladores. Problema que puede ser extrapolable a otros proyectos, pero que en el caso del Big Data los errores son difíciles de reconducir y pueden requerir partir de nuevo, desde el principio.

Más que un software o conjuntos de software el Bigdata requiere un marco de trabajo concreto como Hadoop, MapReduce o Discoproject¹⁹ que recopilan y almacenan toda la información posible, estructurada o no. La información una vez recopilada por estas herramientas es tratada por software de explotación analítica y es monitorizada, pasa así obtener conclusiones fundamentadas en criterios. También un proyecto de servicios Big Data requiere una estrategia que marque y defina los datos a gestionar, el objetivo de su almacenaje y la finalidad de su procesamiento. Estos servicios precisan de potentes infraestructuras que permitan el desarrollo implemental de servicios acordes con la masa de datos e información tratada y por incrementar.

• Y los Archivos

Se trata de portales sobre archivos y repositorios de documentos relacionadas con el patrimonio documental. Ofrecen sus recursos a través de sistemas de acceso archivístico utilizando las normas internacionales que les son propias como ISAD o ISAAR y también metadatos basados en EAD, EAC, ESE u otros relacionados.

La práctica ha sido dejarlos al margen de los portales de transparencia e incluso de los de reutilización, creando una brecha entre archivos, como órganos competentes en la recepción y tratamiento de la documentación, y los nuevos servicios opendata o RISP. Separando técnicamente mediante plataformas, salvo algunas excepciones²⁰, los derechos de acceso, uso y reutilización de la información de esos nuevos portales, de los derechos que emanan de los archivos, que no son otros que el derecho a la cultura y también y cómo no, los de acceso, uso y reutilización.

« En este nuevo entorno los archivos tienen que tener en cuenta que tan importante va a ser identificar y gestionar los documentos como saber qué uso se le puede dar a los mismos»

Probablemente esta postura y práctica se revisará en los próximos proyectos y se tenderá a una mayor relación. Mientras tanto, los archivos pueden sumarse aportando sus descripciones a través de portales de datos abiertos y RISP para que su información esté disponible para aplicaciones y usuarios diversos. Las descripciones archivísticas tienen un tremendo potencial como fuente de conocimiento y enriquecimiento de otros recursos como mapas, callejeros, APIS científicas o de turismo²¹, por citar algunos ejemplos. En este nuevo entorno los archivos tienen que tener en cuenta que tan importante va a ser identificar y gestionar los documentos como saber qué uso se le puede dar a los mismos.

3 ¿Nuevos modelos de gestión de los documentos? Reflexiones finales.

El cambio que se está llevando a cabo en esta carrera por la transparencia, reutilización o por estar a la vanguardia de la última palabra de moda como el Big Data, no puede consistir exclusivamente en presentar nuevos portales aislados con funcionalidades variadas de búsqueda o descargas de datos e información. Las nuevas posibilidades requieren más que nunca la identificación e integración de datos y documentos desde el mismo momento de su creación mediante una estrategia correcta, respaldada por directrices internas que hagan viable su puesta en marcha y sean efectivas en el tiempo. El modelo ha de estar planificado, coordinado y ser evolutivo para así aprovechar al máximo los recursos y crear servicios reales de (…) artículo completo en Lligall, Revista Catalana D’Arxivística, nº 38 de la Associació d’Arxivers de Catalunya.

Referencias

• (…)
• 7 El borrador del nuevo Plan de acción de gobierno abierto de los EEUU indica que la columna vertebral de un gobierno transparente y responsable es una sólida gestión documental (records management) en OPEN Government Partnership. How to participate in development of the U.S. Open Government National Action Plan 3.0. 2015. [en línea] [s.l:] ,Open Government Partnership. 2015. < https://goo.gl/Bc6x3t >
• 8 «El valor de la transparencia», Publicación de tendencias y actualidad [en línea] RSE, 5 (julio 2012), pp. 3-6. [consulta 07-2015] < http://perma.cc/77D7-WREL >
• 9 JONES, Terri. Paper is not transparent. The role of Document Management in Open Government. [en línea] [s.l: s.n.], 2011. [consulta 07-2015] < http://blog.onbase.com/government/paper-is-not-transparent-%E2%80%93-the-role-of-document-management-in-open-government/ >
• 10 MINISTERIO de Hacienda y Administración Pública. Reutilización de la información del Sector Público. [en línea] Madrid: Portal de Administración Electrónica, 2015. [consulta 07-2015] < http://goo.gl/bTpyZw >
• 11 OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting) véase https://www.openarchives.org/pmh/ y CMIS (Content Management Interoperability Services) véase https://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=cmis
• 12 Ley 18/2015 (….) http://goo.gl/JD9j4Y .
• 13 Véase: WORLD Wide Web Consortium. Linked Data Browsers, Mashups and other Client Applications. [en línea] [s.l: s.n.], 2015. [consulta 07-2015] < http://www.w3.org/wiki/TaskForces/CommunityProjects/LinkingOpenData/SemWebClients >
• 14 Véase http://ckan.org/
• 15 Véase Datahub http://datahub.io/es/ y Github https://github.com
• 16 IBM Institute for Business Value. Analytics: el uso de big data en el mundo real. Cómo las empresas más innovadoras extraen valor de datos inciertos. [en línea] [s.l: s.n.], 2012. [consulta 07-2015] < http://www-05.ibm.com/services/es/gbs/consulting/pdf/El_uso_de_Big_Data_en_el_mundo_real.pdf >
• 17 Big Data. [en línea] [s.l.]: Wikipedia Foundation, 2015. [consulta 07-2015] < https://es.wikipedia.org/wiki/Big_data >
• 18 RISING, Carl Johan. Is Big Data too Big for SMEs?. MS&E-238: Leading Trends in Information Technology. [en línea] [s.l: s.n.], 2014. [consulta 08-2015] < http://web.stanford.edu/class/msande238/projects/2014/GainIT.pdf >
• 19 Véase Hadoop https://hadoop.apache.org/, MapReduce https://goo.gl/WS7XiI y Discoproject http://discoproject.org/
• 20 Véase como ejemplos «Documentos y Archivos de Aragón: DARA» en Aragón Open Data http://goo.gl/epflXp y el portal del Archivo Municipal de Arganda del Rey http://archivo.ayto-arganda.es/
• 21 Europeana, el portal más importante de la cultura europea, ya dispone de diferentes APIS para que los recursos incluidos puedan ofrecerse a través de datos abiertos y también enlazados para crear novedosos servicios que empiezan a ver la luz, como el proyecto Europeana Beacon (eBe) que hace posible su funcionamiento gracias a la reutilización de datos y documentos disponibles en este portal. http://labs.europeana.eu/apps/europeana-beacon
• (…)