
En el 2008 se decía que un documento electrónico era como un castillo, podías encontrarlo con tu sistema de gestión documental, pero su contenido era inaccesible a no ser que tuvieras la aplicación necesaria, por ejemplo un visor de PDF. En esa misma cita se comparaba el documento con los datos, diciendo que éstos al contrario que el documento, son como el mar, el contenido conecta, fluye y se relaciona con todo, y cualquier usuario en contacto con los datos, se moja. Esta metáfora de hace unos años no ha cambiado demasiado, pero sí todas las posibilidades de servicios, uso, gestión y relación entre documentos y datos.
El rápido cambio que se está produciendo constantemente en el tratamiento de datos y documentos requiere hacer balance para conocer en qué punto estamos y hacia dónde se está moviendo la gestión de la información. Y en este sentido, John Mancini, presidente de aiim hace balance del 2016 para preparar uno de los congresos más importantes del sector, AIIM´17, con el post Systems of Record, Engagement and…(Hint: It’s ultimately bigger than content services). En ese texto presenta una tabla que recoge de manera esquemática los cambios producidos desde finales del siglo XX y las futuras perspectivas, a continuación un resumen de la misma:
Sistemas de documentos
1987-2007 |
Sistemas de compromiso (engagement)
2007-2017 |
Sistemas de entendimiento
2017- |
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Tecnología | Imaging, captura, ERM, ECM, BPM | Nube, móvil, SharePoint,sincronización y compartición de ficheros, SaaS | Hadoop, noSQL, analytics, cognitive computing, business intelligence, tecnología semántica |
Objetivo | Automatizar flujos | Gestionar interacción | Extraer conclusiones |
Información gestionada | Documentos e imágenes | Contenido de todo tipo | Datos, con contenidos como subconjunto |
Personas | Un número limitado de especialistas | Trabajadores del conocimiento | Profesionales de la información |
Rol de las tecnologías de Información IT | Desarrollar y desplegar | Configurar e iterar | Conectar e interpretar |
Gobernanza | Gestión documental, manual | Gobernanza de la información, semi automatizada | Gestión de riesgos, automatizada |
Clientes | Departamentos de grandes compañías | Expansión en mercados medianos | Muchas posibilidades de soluciones |
Para más información: sobre el autor John Mancini.