Elección de un gestor documental: Maarch, Alfresco, OpenKM, Knowledgetree, o Nuxeo. ¿cómo podemos evaluar los programas? (ii)

Para decidir qué software se va a utilizar, es necesario evaluar cada uno de los propuestos, empleando indicadores que permitan posicionar uno con respecto a otro, para conocer si se adaptan a nuestras necesidades. Los factores que se pueden considerar para determinar la idoneidad del programa, son los siguientes:

1 Coste de las soluciones con respecto a las funciones y utilidades que oferta. Se debe estudiar los gastos que va a generar el software o plataforma que elijamos para desarrollar el sistema de gestión de documentos y archivo. Teniendo en cuenta sus posibilidades, y buscando el equilibrio entre los requisitos que se han definido, y sus costes de implantación. No hay que tener en cuenta las posibilidades de los programas, sino nuestras necesidades.

2 Escalabilidad de la plataforma. Ha de permitir implementar nuevas funciones si las necesidades lo exigieran. Un software no puede ser algo rígido, debe de estar abierto a actualizaciones, cambios, o nuevas utilidades.

3 Interrelación con escaners, impresoras, programas ofimáticos, y de creación de documentos, utilizados por la organización. La aplicación elegida no puede ser independiente con respecto al conjunto de aplicaciones, y al hardware, utilizado diariamente por la organización. Tampoco puede obligar a cambiar los programas informáticos de la institución, o a la compra de nuevas impresoras o escaners, para adaptarse a este software.

4 Cobertura a los formatos más comunes de ficheros electrónicos. Formatos como PDF, PDF/A, TIFF, JPG, DOC, u ODT han de poder integrarse en el sistema de archivo sin ninguna dificultad.

5 Posibilidad de consulta, edición, y conservación de documentos y registros. El software de gestión debe permitir establecer parámetros de control y seguridad en la consulta, edición, y conservación de la información recogida en él.

6 Interfaz y usabilidad del programa. Estos factores van a condicionar la aceptación por parte del usuario. El software ha de ser manejable, y atractivo: fácil de utilizar, opciones de ayuda, colores adecuados, utilidades concisas, claridad de las funciones, y empatía hacia el usuario.

7 Desarrollo de la descripción documental y la interrelación con sistemas de clasificación elaborados previamente. El software debe permitir la introducción de instrumentos de descripción creados que permitan clasificar y/o describir los documentos albergados en la plataforma. (Cuadro de
clasificación, tesauros, ISAD G…).

8 Control del uso de documentos albergados en el sistema. Es decir, poder consultar un documento por diferentes usuarios, o permitir la actualización de los mismos, evitando conflictos de uso, errores de gestión, o duplicidad en los trabajos, factores que conllevan costes.

9 Control de permisos de acceso y uso, a los documentos e información. Muy importante, conocer en todo momento por parte del administrador o administradores, quién, cómo y cuando ha utilizado los recursos del sistema. Por cuestiones de seguridad, valoración de rendimientos, o planificción de nuevas tareas.

Estos parámetros están basados en el modelo de evaluación para Sistemas de Gestión de Documentos enmarcado en el Proyecto Phoenix de investigación en Bibliotecas Digitales.
Se trata de una evaluación de sistemas de gestión documental destinado a actividades académicas. El estudio An evaluation of document management systems suited to course pack provision evaluó los sistemas BEI, Astec, o Xerox, entre otros.
SOUTH Bank University. An evaluation of document management systems suited to course pack provision.[en linea]. [s.l: s.n, s.a].
[consulta 5-2009] < www.hud.ac.uk/schools/phoenix/web_docs/sumeva.pdf >

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